Nápověda aplikace

Praktická nápověda pro běžnou práci v OmniFlow: co je v každém modulu k dispozici, co znamenají důležité pojmy a jak udělat nejčastější úkoly. Vyberte téma v obsahu vlevo (na mobilu po rozbalení menu stránky). Odkazy z aplikace s #kapitola vás rovnou přepnou na správnou část.

Aktualizace nápovědy: 23. 9. 2026 — kolik firem lze založit za jedním účtem a jak se chová test připojení k SMTP.

Nejdůležitější pojem v celé aplikaci je Aktivní firma. Vše, co vidíte (doklady, kontakty, sklad, přehledy), patří právě k ní.

Co to znamená v praxi:

Když přepnete firmu, přepnete i všechna data.
Když „něco chybí“, nejčastěji je vybraná jiná firma.
Exporty i e-maily vždy vycházejí z aktivní firmy.

Účty a firmy: V systému může být více uživatelských účtů (každý se přihlašuje vlastním e-mailem a heslem). Jeden účet není automaticky u všech firem – každý uživatel vidí jen firmy, ke kterým má přiřazený přístup. Firmu, ke které nemáte oprávnění, v přepínači vůbec neuvidíte. Více v sekci Uživatelé a přístupy.

Kde jste: Tato nápověda je veřejná — číst ji můžete i bez účtu a bez přihlášení, klidně před registrací. Krátké představení služby s rozcestníkem najdete na stránce /doc; vývojáře integrací zajímá API dokumentace na /api/docs.

Zakládání účtů. Počet nově zakládaných účtů je omezený, aby registraci nešlo zneužít k hromadnému vytváření účtů. Běžného zájemce to nepotká. Když vám registrace přesto neprojde, zkuste to za chvíli znovu, nebo napište na podpora@omniflow.cz a pomůžeme vám.

Doporučený první postup po založení účtu:

Otevřete Nastavení firmy a doplňte identifikační/fakturační údaje.
Nastavte číselné řady a základní fakturační volby.
Přidejte Kontakty (odběratelé/dodavatelé).
Pokud evidujete položky, připravte i Sklad.
Poté začněte s doklady (typicky Nabídka → Vydaná faktura).

Důležité pojmy, které se opakují:

Stav dokladu = v jaké fázi doklad je (viz Stavy dokladů).
Zákaznický účet = komu je účtována služba OmniFlow (viz Zákaznický účet).
Firma = subjekt, za který vystavujete vlastní doklady v aplikaci (viz Nastavení firmy).

Levé menu na menší obrazovce. Na notebooku můžete levé menu sbalit tlačítkem Sbalit menu pod jeho položkami. Zůstanou jen ikony a tabulkám i formulářům se uvolní místo. Název položky se ukáže po najetí myší, podpoložky Skladu se otevřou vedle ikony. Volba platí jen pro prohlížeč, ve kterém ji nastavíte, takže na velkém monitoru můžete mít menu dál rozbalené. Na telefonu a menším tabletu se menu otevírá tlačítkem vlevo nahoře jako dřív.

Když něco nefunguje: Po přihlášení je vpravo dole tlačítko Nahlásit problém; na menších obrazovkách najdete stejnou položku v levém menu. Napíšete, co se stalo, a zpráva jde e-mailem přímo podpoře. Přiložit můžete i snímek obrazovky — než to uděláte, zkontrolujte si na něm, že tam nejsou údaje, které nechcete sdílet. Po odeslání dostanete referenční kód; když ho příště uvedete, najdeme hlášení rychleji.

Přehled (dashboard) je hlavní stránka aktivní firmy. Ukazuje, co je potřeba řešit teď: neuhrazené pohledávky, závazky, termíny, upozornění a rychlé odkazy do modulů.

Co zde uvidíte:

souhrn částek a počtů dokladů,
přehled po splatnosti,
novinky/upozornění,
odkazy na nejčastější akce.

U plátců DPH můžete v panelu období přepínat zobrazení souhrnných částek s DPH a bez DPH (přepínač u celkových čísel na přehledu).

Pohledávky a závazky v souhrnech (přehled, přehled faktur, kontakty, dodavatelé) jsou to, co zbývá uhradit po platbách a dobropisech. Ukazují se vždy s DPH, i když přepnete na bez DPH, protože tolik odběratel skutečně zaplatí. Faktury v cizí měně se nepřepočítávají: částka v cizí měně stojí vedle částky v měně firmy. Přeplatek dluh nesnižuje, zákazníkovi ho vracíte zvlášť.

Legislativní upozornění (ČR, typicky neplátci DPH): Na přehledu se může objevit banner se součtem základu bez DPH z vydaných faktur za kalendářní rok vůči prahům, které v aplikaci sleduje Provozovatel OmniFlow (limity se v čase mění). Jde o orientační informaci. Pro posouzení registrace k DPH, progresivní sazby daně z příjmů (tzv. milionářské daně) a dalších povinností je vhodné se vždy poradit s účetním. OmniFlow není právní ani daňový poradce.

Jak s Přehledem pracovat:

berte ho jako rozcestník, ne jako místo pro detailní editaci,
na nesrovnalosti klikněte do konkrétního modulu (faktury, přijaté, sklad...),
pokud čísla nesedí, ověřte aktivní firmu a filtry období.

Vyhledávání pracuje vždy v kontextu aktivní firmy a prohledává doklady včetně objednávek zákazníka, kontakty, produkty a dodavatele podle čísla dokladu, názvu, IČO, e-mailu a podobných polí podle typu záznamu.

Minimum dotazu: zadejte alespoň 2 znaky textu, nebo vyberte štítky (lze i kombinovat).

Filtry typu záznamu: zaškrtnutím omezíte výsledek jen na vybrané kategorie (např. jen vydané faktury). Když nic nezaškrtnete, prohledají se všechny podporované typy.

Štítky: můžete vybrat jeden nebo více štítků. Režim nebo znamená, že stačí, když záznam má kterýkoli ze zvolených štítků. Režim a zároveň vyžaduje u záznamu všechny zvolené štítky najednou.

Omezení četnosti: při velkém množství dotazů za krátkou dobu může aplikace vyhledávání dočasně zpomalit – jde o ochranu před zneužitím.

Nápověda při psaní: v horní liště a na stránce Hledat se při zadání alespoň dvou znaků zobrazí náhled několika výsledků (oddělený limit oproti celému výpisu); odkazem Zobrazit všechny výsledky přejdete na úplné hledání s filtry.

V jedné organizaci může být více firem a více uživatelů. Každý uživatel má vlastní přihlašovací účet (e-mail + heslo + povinné 2FA — viz Dvoufázové přihlášení (2FA)).

Jak funguje „pouze některé firmy“:

V přepínači firem vidíte jen ty subjekty, ke kterým má váš účet v aplikaci přiřazení.
K firmě, která v seznamu není, se nedostanete – nemá to být chyba zobrazení, ale absence oprávnění.
Po přepnutí aktivní firmy se mění všechna data v celé aplikaci.

Role uvnitř firmy (nastavuje ji typicky vlastník v Nastavení → Uživatelé):

Vlastník – vše: doklady, banka, nastavení firmy, číselníky, uživatelé a pozvánky, API klíče, trvalé smazání dokladů.
Účetní – finanční provoz: vydané i přijaté doklady, banka a párování plateb, úhrady, storno a upomínky, mazání kontaktů, exporty. Nemůže měnit nastavení firmy, SMTP, číselníky ani uživatele.
Editor – obchodní agenda: vytváří a upravuje faktury, nabídky, objednávky, dodací listy, skladové doklady, produkty a kontakty, posílá doklady e-mailem. Nemá banku, úhrady, storno vystavených faktur, upomínky, mazání kontaktů ani nastavení firmy.

Když akci vaše role nedovoluje, aplikace ji odmítne stránkou „Přístup odepřen“ s vysvětlením a nic se nezmění. Roli změní vlastník v Nastavení → Uživatelé.

Jak někdo přístup získá:

Pozvánka e-mailem z Nastavení firmy → Uživatelé (vlastník odešle odkaz; kolega dokončí registraci nebo se přihlásí a pozvánku přijme).
Po přijetí se uživatel objeví u firmy s přidělenou rolí.

Vlastní firma pozvaného uživatele: i když jste do firmy jen pozváni (editor, účetní), můžete si přes Nová firma založit vlastní firmu a vlastní zákaznický účet se zkušebním obdobím — nebude patřit pod účet firmy, do které jste pozváni, přístup k ní máte jen vy a předplatné si spravujete sami.

Co dělat, když něco nejde:

Chybí firma v seznamu → domluvte se s vlastníkem organizace.
Chybí tlačítko u dokladu → viz Stavy dokladů a Tipy a blokace (role, stav, návazný doklad).

V profilu spravujete svůj přihlašovací účet (ne údaje firmy na faktuře): osobní údaje, heslo, dvoufázové přihlášení, časové pásmo, upozornění a vlastní relace.

Co zde můžete dělat:

změnit jméno a kontaktní údaje účtu,
spravovat 2FA — podrobně Dvoufázové přihlášení (2FA),
změnit heslo (se zadáním současného hesla; po změně vás aplikace odhlásí),
nastavit časové pásmo (výběr z obecných oblastí světa; některé časy v aplikaci, např. u zpráv z banky, se zobrazí podle vašeho pásma),
nastavit upozornění – u každého typu události lze zvolit doručení v aplikaci a kde je k dispozici i e-mailem (např. spárování platby z banky),
odhlásit konkrétní relace zařízení,
zobrazit firmy, do kterých máte přístup.

Záložka Heslo a bezpečnost sdružuje 2FA, heslo a volbu e-mailu při novém přihlášení z neznámého zařízení.

Výchozí kanály pro nové členy firmy nastavuje v Nastavení firmy → Upozornění jen vlastník – jde o šablonu pro uživatele, kteří se k firmě přidají později; své vlastní předvolby si každý upraví v profilu.

Důležité:

změna profilu neznamená změnu údajů firmy na dokladech,
údaje firmy řešíte v Nastavení firmy,
přístupy k firmám řeší vlastník přes pozvánky (Uživatelé a přístupy),
role ve firmě (vlastník, účetní, editor) neřídí vaše osobní heslo ani 2FA.

U každého účtu je dvoufázové přihlášení povinné — po správném e-mailu a hesle vždy následuje druhý krok ověření. 2FA nelze úplně vypnout.

Výchozí metoda — kód na e-mail

Po přihlášení přijde na váš e-mail 6místný kód (platnost je časově omezená).
Na obrazovce ověření můžete požádat o nový kód (s limitem opakování).
Odkaz Zpět na přihlášení zruší rozpracované přihlášení a vrátí vás na přihlašovací formulář.

Volitelně — aplikace Authenticator

Místo e-mailu můžete použít mobilní aplikaci (Google Authenticator, Authy, Hesla na iPhonu, …).
Po aktivaci se při přihlášení e-mail s kódem neposílá — zadáváte kód z aplikace.
Nastavení: Profil → záložka Heslo a bezpečnost → Nastavit Authenticator (nejdřív heslo).

Postup zapnutí Authenticatoru

1) Potvrdit aktuální heslo.
2) Naskenovat QR kód (nebo zadat tajný klíč ručně).
3) Zadat 6místný kód z aplikace a aktivovat.
4) Uložit záložní kódy — zobrazí se jen jednou; každý kód lze použít při přihlášení jen jednou.

Rozpracovaný přechod na Authenticator

Pokud začnete nastavení a nedokončíte ho, v profilu zůstane upozornění „rozpracováno“ — do té doby platí e-mail.
Dokončíte přes Pokračovat v nastavení, nebo přechod zrušíte (heslo + potvrzení) — aplikace smaže rozpracovaný QR/secret a odhlásí vás ze všech zařízení; přihlaste se znovu (dál e-mail).

Heslo u citlivých změn

Zapnutí, vypnutí nebo regenerace záložních kódů Authenticatoru vyžaduje aktuální heslo — stejná logika jako u změny hesla (ochrana před útočníkem s otevřenou session).

Vypnutí Authenticatoru

V profilu → heslo → Vypnout Authenticator — návrat na e-mailové kódy při každém přihlášení.

Ztráta telefonu nebo aplikace

Na přihlášení zvolte záložní kód (pokud jste si je uložili při aktivaci).
Jinak napište podpoře OmniFlow na podpora@omniflow.cz.
Při ztrátě přístupu vám podpora pomůže obnovit přihlášení (včetně návratu na e-mailové kódy).

Co se netýká role ve firmě

2FA a heslo jsou vždy osobní — účetní, editor i vlastník firmy si spravují vlastní přihlášení. Role ve firmě (Uživatelé a přístupy) řídí doklady a nastavení firmy, ne heslo kolegy.

Modul Vydané faktury slouží k vystavování faktur zákazníkům a jejich celému životnímu cyklu.

Co v modulu typicky je:

přehled a filtry (stav, období, zákazník),
nová faktura / úprava existující,
číslo dokladu, datum vystavení, DUZP, splatnost,
odběratel z Kontaktů nebo ruční vyplnění údajů,
tabulka položek (množství, jednotka, cena, sleva, DPH),
poznámky, platební údaje, příloha,
PDF (náhled / tisk),
e-mail zákazníkovi (pokud je SMTP nastaveno),
evidence úhrad a automatická změna stavu podle splatnosti a plateb,
export podle aktuálního filtru,
návaznosti: převod z Nabídky, propojení se zálohou, vytvoření dobropisu,
Pravidelné faktury — měsíční opakování z konceptu; podrobnosti v podsekci Pravidelné faktury.

Co musíte mít splněné, aby šlo spolehlivě pracovat:

vyplněná firma v Nastavení firmy (IČO, adresa, údaje na doklad),
nastavené číselné řady a výchozí fakturační volby v Nastavení → Fakturace,
u odběratele ideálně založený Kontakt,
pro e-mail odesílání nastavené SMTP v Nastavení → E-mail.

Podrobnější části (životní cyklus, portál v e-mailech, kontroly a exporty) najdete v podmenu vlevo po rozbalení této kapitoly.

Co se děje při vytvoření nové faktury:

Aplikace přidělí nebo navrhne číslo dle řady a uloží řádek dokladu + řádky položek.
Uložením konceptu můžete doklad dál upravovat.
Při přechodu na „ostřejší“ stav (např. vystavení) se často zpřísní možnost úprav.
U skladových položek může v okamžiku odsouhlasení/vystavení proběhnout vyskladnění (viz Sklad).

Kam se data „propisují“:

Stav a částky jsou vidět v přehledech, na stránce Přehled a v exportech.
PDF vystavené faktury se uloží v okamžiku vystavení. Tuto podobu pak stahujete i posíláte odběrateli. Po úpravě vystavené faktury vznikne nová verze PDF, předchozí zůstane v archivu.
Změny a akce se evidují v Historii akcí a při platbách v dílčích záznamech úhrad.
Návazný dobropis mění částky a vztah k původní faktuře; původní doklad pak může mít omezenější akce.

Stavy stručně (podrobněji Stavy dokladů):

Koncept – příprava, úpravy obvykle povoleny.
Vystavena – doklad je vůči odběrateli dokončen v ostrém režimu. Stav neříká, jestli odešel e-mailem.
Po splatnosti / Uhrazeno – podle data splatnosti a evidence plateb.
Storno – ukončení bez dalšího použití.

Odeslání konceptu e-mailem: tlačítko Vystavit a odeslat e-mailem koncept nejdřív vystaví, stejně jako tlačítko Vystavit. Faktura dostane číslo a skladové položky se odepíšou ze skladu. Vystaví se s daty, která má koncept (datum vystavení, u plátce DPH i DUZP, splatnost), proto je před odesláním zkontrolujte. Před vystavením proběhnou stejné kontroly jako u tlačítka Vystavit: fakturační údaje vaší firmy, kladná celková částka, kurz u faktury v cizí měně a sériová čísla u zboží, které je eviduje. Úplný seznam kontrol je v podsekci Číslo a data faktury. Když některá kontrola neprojde, faktura se nevystaví ani neodešle. Totéž platí, když firma nemá nastavené odesílání e-mailů: faktura pak zůstane konceptem. Koncept, ze kterého se tvoří pravidelná faktura, takto vystavit nejde. Zákazník dostane PDF vystavené faktury, ne koncept. Když se e-mail po vystavení nepodaří odeslat, faktura zůstane vystavená a e-mail pošlete znovu z jejího detailu.

Zrušení uhrazené faktury: uhrazenou fakturu nelze stornovat ani smazat napřímo. Je-li uhrazená z banky, použijte na detailu (nebezpečná zóna) Zrušit párování platby — bankovní transakce se vrátí mezi nespárované a faktura zpět na *Vystavená*. Pak ji lze stornovat a jako Vlastník i trvale smazat. Při novém vystavení faktury se taková nespárovaná platba může automaticky spárovat, sedí-li VS, částka i měna.

Při vystavení faktury aplikace kontroluje číslo a data. Když něco nesedí, buď vystavení zastaví a u pole napíše proč, nebo jen upozorní a fakturu vystavíte po potvrzení. Hlídá hlavně to, aby vyšší číslo nikdy nemělo starší datum než nižší a řada šla po sobě i podle kalendáře.

Číslo faktury

Když číslo nevyplníte, faktura dostane při vystavení další volné číslo v řadě a nic dalšího hlídat nemusíte.
Číslo, které už má jiná faktura, použít nejde. Stornovaná faktura si své číslo ponechá. Smazat ji a číslo použít znovu dává smysl jen u faktury, která nikdy neodešla odběrateli.
Vyšší číslo, než je další v řadě, aplikace povolí, ale upozorní, že v řadě vznikne mezera. Vynechaná čísla zůstanou volná.
Nižší číslo jde použít jen do mezery v řadě. Datum vystavení pak musí být mezi daty faktur s nejbližším nižším a nejbližším vyšším číslem, a to včetně. Stejné datum jako sousední faktura je tedy v pořádku. Stornovaná faktura se tu počítá taky, protože své místo v řadě drží dál.
Mezeru doplňte fakturou, která do toho období opravdu patří, například fakturou vystavenou v jiném programu, kterou teď jen zapisujete. Datum vystavení má odpovídat dni, kdy faktura skutečně vznikla.

Příklad: FAK-202600012 je vystavená 24. 9., FAK-202600014 5. 10. a číslo 13 chybí. Fakturu FAK-202600013 vystavíte s datem od 24. 9. do 5. 10. včetně. S datem 23. 9. nebo 6. 10. ji aplikace nevystaví.

Datum vystavení, DUZP a splatnost

Nová faktura s dalším nebo vyšším číslem v řadě nesmí mít dřívější datum vystavení než poslední vystavená faktura. Stornované faktury se do toho nepočítají. Fakturu s dřívějším datem vystavíte jen do mezery v řadě, viz výše.
OmniFlow nedovolí datum vystavení před datem uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP).
Splatnost nesmí být dřív než datum vystavení.
U neplátce DPH aplikace použije jako DUZP datum vystavení.
U plátce DPH aplikace upozorní, když je datum vystavení víc než 15 dnů po DUZP. To je běžná zákonná lhůta pro vystavení daňového dokladu. U některých dokladů, například u souhrnného daňového dokladu, se lhůta počítá jinak a upozornění pak nemusí platit. Fakturu vystavíte, ale proberte s účetní, jestli to nemá dopad na přiznání k DPH.

Úprava vystavené faktury

Upravovat má smysl fakturu, která ještě neodešla odběrateli. Když už odešla, neupravujte ji: snížení ceny nebo vrácení zboží řešte dobropisem (Dobropisy), zvýšení ceny proberte s účetní.
Datum vystavení můžete změnit jen tak, aby zůstalo mezi předchozí a následující vystavenou fakturou.
Když úprava mění obsah faktury, napište krátkou poznámku, co a proč měníte. U změny jen interní poznámky to není potřeba.
Po uložení úpravy vznikne nová verze PDF a předchozí zůstane v archivu.

Co dalšího zastaví vystavení

chybějící údaje vaší firmy: název, IČO, adresa, u plátce DPH i DIČ a u platby převodem bankovní účet (Nastavení firmy),
nulová nebo záporná celková částka (výjimkou je konečná faktura k záloze, na které po odečtu zálohy zbývá k úhradě 0),
faktura v cizí měně bez kurzu,
zboží se sériovými čísly, u kterého počet čísel neodpovídá množství,
variabilní symbol delší než 10 číslic.

Na co jen upozorní

mezera v číselné řadě (potvrdíte ji),
vystavení po lhůtě 15 dnů od DUZP,
odběratel vedený jako nespolehlivý plátce DPH,
podobný doklad, který už existuje (shoduje se odběratel, částka, datum nebo položky),
variabilní symbol, který už má jiná vystavená faktura. Když symbol zadáte ručně, aplikace se zeptá. Když ho přiděluje sama, vezme první volný.

Spolehlivost plátce a podobné doklady podrobněji popisuje podsekce Kontroly, ISDOC a QR.

Identifikátor portálu přiděluje OmniFlow automaticky při založení firmy, takže e-maily zákazníkovi (odeslání faktury, upomínky, poděkování po úplné úhradě) obsahovat odkazy bez přihlášení na náhled faktury a na přehled dokladů odběratele. Při ručním odeslání lze odkaz na konkrétní fakturu zapnout zaškrtávkou v dialogu (dle Nastavení → Fakturace).

U kontaktu musí existovat tajný token portálu — vygenerujete ho na detailu kontaktu; u hromadného doplnění postupujte podle Zákaznický portál faktur a nastavení Fakturace.

Ve výchozích textech šablon v Nastavení → E-mailové šablony je u upomínek a poděkování proměnná „{{portal_odstavce}}“. U dříve uložených vlastních šablon ji po aktualizaci případně doplňte ručně nebo použijte Obnovit výchozí pro daný typ.

Úplný popis portálu pro odběratele, bezpečnosti a regenerace odkazu: Zákaznický portál faktur.

Spolehlivost plátce DPH

U odběratele označeného jako plátce DPH může aplikace před vystavením nebo odesláním faktury zobrazit upozornění, pokud je subjekt v dostupném státním rozhraní veden jako nespolehlivý plátce. České DIČ se ověřuje v registru Finanční správy ČR, slovenské IČ DPH proti seznamům Finančnej správy SR (rizikoví a vymazaní plátci). Jde o upozornění ke zvážení; rozhodnutí o vystavení dokladu je vždy na vás.

Duplicitní doklady

Při ukládání nové vydané faktury, nabídky, zálohy, přijaté faktury nebo dobropisu z konceptu může systém najít podobné již uložené doklady (datum, částka, partner, položky) a zobrazit upozornění s odkazy. Pokud jde o záměr, potvrďte pokračování na formuláři. U úpravy již dříve vystavené faktury se tato kontrola neprovádí.

ISDOC a PDF

U vydané faktury a zálohy lze po vystavení stáhnout ISDOC (XML) a při odeslání e-mailem zákazníkovi přiložit ISDOC spolu s PDF. PDF je ve formátu vhodném pro import do účetnictví (může obsahovat vložený ISDOC).

U dokladu ve stavu koncept obvykle není k dispozici samostatné stažení PDF/ISDOC z lišty jako u vystaveného dokladu – dokončete vystavení/odeslání, pak exporty použijte.

Platební QR (SPD / PAY by square)

Rychlá úhrada přes QR: při českém IBAN u zvoleného účtu v Nastavení → Bankovní účty a měně CZK se použije český standard SPD, při slovenském IBAN a měně EUR slovenský standard PAY by square. V ostatních kombinacích zůstávají údaje pro převod v textu a QR chybí.

Pokud chybí tlačítko, zkontrolujte stav dokladu, svou roli (Uživatelé a přístupy) a zda neexistuje dobropis nebo jiná blokující návaznost.

Pravidelné faktury slouží k měsíčnímu opakování stejné faktury (nájem, předplatné, pravidelná služba).

Jak začít

1. Vytvořte koncept faktury (odběratel, položky, poznámky). Do názvu položky služby napište zástupný symbol, např. „Správa ICT {{billing_yyyy_mm}}“.

2. Na formuláři /invoices/create nebo /edit zapněte přepínač Pravidelná faktura — vpravo nastavíte kalendář a režim, dole Uložit pravidelnou fakturu.

3. Alternativně: u konceptu akce Nastavit jako pravidelnou, u vystavené faktury Kopírovat a nastavit pravidelnou.

Kde najdete přehled

/invoices/recurrence — seznam řad, plán vystavení a historie; tlačítko Pravidelné faktury v hlavičce /invoices,
filtr Pravidelné na /invoices — vzory (číslo Pravidelná, stav Vzor) a měsíční koncepty ke kontrole (číslo Koncept + ikona, stav Ke kontrole),
u kontaktu záložka Pravidelné.

Vzor

Vzor je uložený koncept, ze kterého systém každý měsíc připraví doklad. Uložení vzoru aktualizuje existující řadu — nevytváří novou fakturu.
Detail vzoru neukazuje variabilní symbol, splatnost ani DUZP — ta se doplní u každého vygenerovaného dokladu.
Úprava probíhá přes Upravit celý vzor (?regular=1) — stejné prostředí jako formulář.

Režimy

Připravit ke kontrole — každý měsíc koncept k ručnímu vystavení; když ho vystavíte později, než vznikl, předvyplní se dnešní datum vystavení (DUZP zůstává datem období),
Plně automaticky — systém fakturu vystaví a volitelně odešle e-mailem (PDF / ISDOC). Odpovědnost za správnost dokladu nese vystavitel.

Poznámky ve vzoru lze doplnit tlačítky Vložit fakturační období; u skladového zboží (produkt, který není služba) nelze plná automatizace — služby a volný text ano. Pravidelnou fakturu lze pozastavit.

Zákaznický portál faktur je veřejná část služby OmniFlow: odběratel bez účtu v aplikaci otevře odkaz a uvidí náhled vydané faktury, přehled svých dokladů u vaší firmy a může stáhnout PDF, případně ISDOC nebo dodací list podle stavu dokladu. Portál běží na samostatné veřejné adrese (jiné než přihlášení do aplikace).

Kde to v aplikaci řídíte:

Kontakty – u typu zákazník nebo obojí na detailu bloku Zákaznický portál faktur: Vygenerovat odkaz, Kopírovat, Regenerovat (starý odkaz přestane platit; odkazy v dříve odeslaných e-mailech už nepovedou na doklady),
Nastavení → Fakturace – zda se mají k e-mailům (faktura, upomínky, poděkování po úhradě) přikládat odstavce s odkazem na portál a výchozí chování při ručním odeslání,
Nastavení → Firma – veřejnou adresu portálu vaší firmy si tu jen prohlédnete; identifikátor v ní přiděluje OmniFlow při založení firmy a dál se nemění, aby už rozeslané odkazy nepřestaly fungovat,
Nastavení → E-mailové šablony – ve výchozích šablonách proměnná „{{portal_odstavce}}“ u upomínek a poděkování; u vlastních šablon ji po aktualizaci doplňte ručně nebo použijte Obnovit výchozí,
po zapnutí funkce u již existujících kontaktů může být potřeba jednorázové doplnění tajného tokenu (token na detailu kontaktu nebo hromadné nastavení ve Fakturaci — blíže v podsekci Pro odběratele a bezpečnost).

Pokračujte do podsekce Pro odběratele a bezpečnost pro pohled odběratele a bezpečnost.

Co uvidí odběratel:

přehledné zobrazení částek, položek a stavu úhrady,
jazyk stránky podle prohlížeče (Accept-Language), kde to technika dovolí; PDF faktury na jazyce prohlížeče nezávisí, je v jazyce dokladů vaší firmy, ve kterém byla faktura vystavena,
u neplatného, prošlého nebo zregenerovaného odkazu stejné chování jako při náhodném pokusu — přesměrování na stránku přihlášení aplikace bez sdělení důvodu (ochrana proti vyšetřování adres).

Bezpečnost a praxe:

tajný odkaz nepublikujte na veřejných webech ani do fór,
při úniku použijte Regenerovat na kontaktu,
hrubé skenování adres omezuje Provozovatel OmniFlow (limity požadavků z jedné sítě),
pokud portál u vaší firmy nelze použít, uvidíte obecnou výzvu a kontakt na podporu OmniFlow (podpora@omniflow.cz).

Modul Přijaté faktury eviduje závazky vůči dodavatelům: co přišlo, kolik zaplatit, kdy je splatnost a co už je uhrazeno.

Co v modulu obvykle najdete:

přehled a filtry (stav, dodavatel, období),
vytvoření nové přijaté faktury,
číslo a variabilní symbol, data, měna,
dodavatel (často z Kontaktů),
položky (množství, ceny, DPH),
příloha (PDF od dodavatele – typ a velikost musí projít kontrolou),
evidence plateb a změny stavu podle úhrad,
export podle filtru,
volitelně napojení na Sklad – u dodaného zboží může dokončení vést k naskladnění.

Podmínky, aby šlo spolehlivě pracovat:

správně nastavená aktivní firma,
u dodavatele kontakt nebo vyplněné údaje konzistentně s jeho fakturou,
oprávnění: některé účetně citlivější operace mohou vyžadovat roli vlastníka nebo účetního (viz Uživatelé a přístupy).

Průběh dokladu, pojmy a import řeší podmenu (Průběh a pojmy, Import a banka).

Průběh založení dokladu:

Po uložení máte doklad včetně položek a výchozího stavu.
Při evidenci platby se aktualizuje doplatek / uhrazeno a typicky i stav.
Pokud je faktura svázaná se skladovými položkami, po potvrzení/naskladnění vznikne pohyb skladu (+změna zásob).

Kam se data propisují:

do přehledů závazků a widgetů na Přehledu,
do exportů pro účetnictví,
do Historie akcí při změnách,
při napojení na sklad do pohybů a stavu zásob.

Pojmy:

Závazek – částka k úhradě dodavateli.
DUZP – datum uskutečnění zdanitelného plnění uvedené na dokladu.

DPH na položkách a DIČ dodavatele: nákupní DPH se uplatní jen u plátce, proto jsou sazby DPH na řádcích zadat můžete vždy, ale bez DIČ dodavatele na dokladu nárok na odpočet neobhájíte — aplikace na to upozorní. Doplňte DIČ ručně nebo přes registry (ARES/RPO) a sazby se odemknou; formulář na to upozorní hláškou pod tabulkou položek.

Když doklad DPH obsahuje, ale dodavatel je v adresáři vedený jako neplátce nebo jeho DIČ není v registru plátců DPH, zobrazí se pod položkami upozornění. Je jen informativní – sazby nepřepisuje ani nebrání uložení, protože rozhodující je doklad od dodavatele a příznak v adresáři či registr mohou být pozadu. Zkontrolujte doklad a případně opravte příznak Plátce DPH u dodavatele v modulu Dodavatelé — u přijatých faktur se hlídá tento záznam, ne stejnojmenný kontakt v Kontaktech; v upozornění je proto odkaz přímo na editaci dodavatele. Dodavatel, kterého aplikace založí sama při uložení dokladu (třeba z importu ISDOC), dostane příznak plátce podle dokladu — když doklad s vyplněným DIČ obsahuje DPH, uloží se jako plátce. Doklad bez DPH plátcovství nevyvrací, typicky dodávka od dodavatele z jiného státu EU. U takového dokladu se slovenským IČ DPH proto aplikace nahlédne do seznamu subjektů registrovaných k DPH Finančnej správy SR a za plátce vezme jen registraci podle § 4, § 4b, § 4c nebo § 5, ne pouhou registraci podle § 7 a § 7a. U ostatních dodavatelů bez DPH na dokladu příznak zkontrolujte sami.

Spolehlivost plátce DPH u dodavatele: jakmile je u dodavatele vyplněné DIČ, aplikace se podívá, jestli není veden jako nespolehlivý plátce — české DIČ v registru Finanční správy ČR, slovenské IČ DPH proti seznamům Finančnej správy SR. Stav uvidíte hned u pole DIČ. Proč to hlídat právě u přijatých faktur: ručení za nezaplacenou daň podle § 109 zákona č. 235/2004 Sb. dopadá na příjemce plnění, tedy na vás, pokud byl dodavatel v době plnění zveřejněný jako nespolehlivý. Upozornění je informativní, doklad neblokuje a sazby nepřepisuje; jak s ním naložit, proberte s účetní. Kontrola běží jen tehdy, když je plátcem DPH i vaše firma — neplátce podle tohoto paragrafu neručí.

Zveřejněný účet dodavatele: u přijaté faktury s DPH od českého plátce, na které je číslo účtu (typicky z ISDOC), aplikace porovná účet s účty, které má dodavatel zveřejněné v registru plátců DPH. U účtu na detailu faktury i v doručovně uvidíte Zveřejněný účet, Účet není zveřejněný se seznamem zveřejněných účtů, nebo Neověřeno, když registr neodpověděl. Při platbě převodem na nezveřejněný účet se má za to, že jste věděli, že daň nemusí být odvedena (§ 109 odst. 2 zákona o DPH), proto takový účet ověřte u dodavatele, nebo zaplaťte na zveřejněný. Upozornění nic neblokuje. Registr se sám ověřuje nejvýš jednou za týden, tlačítkem Ověřit znovu ho ověříte hned.

Editace už zapsané faktury a sklad: změna hlavičky (variabilní symbol, datum, poznámka) skladem nehýbe. Když změníte položky u zapsané faktury, aplikace sklad dorovná sama – ale ne přepsáním původní příjemky. Založí a potvrdí doklad na rozdíl: naskladnění navíc opravnou příjemkou, snížení výdejkou, změnu skladu u řádku převodkou. Doklad má vazbu na fakturu a poznámku o opravě, takže je vidět, odkud se vzal, a čísla vzniklých dokladů se vypíšou po uložení. Změnu měrné jednotky aplikace u skladové položky neuloží – přepočet na jinou jednotku by musela hádat. Sériová čísla zůstávají i po úpravě faktury tak, jak jsou: kus, u kterého je zaznamenaný prodej, si historii udrží a odebrat ho z faktury nelze – pokud se zboží vrátilo, patří to na dobropis nebo opravu vydané faktury. Když je zboží ze skladu už vydané, aplikace množství na faktuře snížit nedovolí. Není odkud ho odepsat a doklad by se rozešel se skladem. Hláška řekne, čeho a na kterém skladu chybí. Snížení množství nebo přesun na jiný sklad navíc hlídá stejné pravidlo ocenění jako storno (viz níž): když se od přijetí faktury ze skladu vydávalo, aplikace změnu neuloží, pokud by posunula ocenění zbylých kusů o víc než 1 Kč (u firmy v eurech 1 €). Vracíte-li zboží dodavateli, vyskladněte ho výdejkou; když vám dodavatel poslal opravný doklad, přečtěte si odstavec o opravě uhrazené faktury níž. Výdejka, která vznikne úpravou faktury, má v přehledu pohybů štítek Oprava přijaté faktury a je oceněná cenou, za kterou zboží z faktury přišlo na sklad (po slevě), ne průměrem skladu. Opravné doklady z úprav patří k faktuře a samostatně je stornovat nejde.

Při editaci vidíte panel Dopad na sklad (na počítači vpravo, na mobilu pod formulářem). Ukáže, co by se se zásobou stalo, ještě než uložíte.

Storno faktury se skladem. Storno vrátí sklad do stavu před zapsáním faktury: nejdřív se stornují opravné doklady z úprav, potom se odepíše naskladněné zboží. Všechny tyto pohyby dostanou dnešní datum. Proběhne to celé, nebo vůbec. Aplikace storno odmítne v těchto případech a řekne proč:

Zboží z faktury na skladu chybí, protože mezitím odešlo (prodejem, výdejkou, převodkou nebo do výroby). Pokud jste ho vrátili dodavateli, zapište vratku výdejkou a od dodavatele si vyžádejte opravný daňový doklad. Faktura pak zůstává, jak je.
Kus se sériovým číslem z této faktury už není skladem. Hláška řekne, o který kus jde a na kterém dokladu je. Zboží z faktury tedy opravdu přišlo a storno není správná cesta.
Od přijetí faktury se ze stejného skladu vydávalo a storno by změnilo ocenění zbylých kusů o víc než 1 Kč. Sklad počítá průměrnou cenou, takže každý výdej odnesl i část ceny z této faktury. Pozdější příjmy ani stornované výdeje nevadí.

Zrušit chybně zapsanou fakturu. Když storno brání jen ocenění a faktura byla zapsaná omylem (tatáž faktura dvakrát, nebo faktura, která nepatří vaší firmě), najdete na detailu faktury akci Zrušit chybně zapsanou fakturu. Smí ji vlastník a účetní. Dialog ukáže u každého zboží počet kusů, cenu z faktury, aktuální průměrnou cenu skladu a rozdíl. Zbylé kusy z faktury se odepíšou za průměrnou cenu, takže se ocenění ostatní zásoby nezmění. Rozdíl mezi cenou z faktury a průměrem zůstane na faktuře jako Rozdíl v ocenění k zaúčtování a v historii faktury i s důvodem, který v dialogu vyberete. U rozdílu je napsané, jestli jsou náklady na vydané zboží vyšší, nebo nižší, než měly být, a účetní je podle toho sníží, nebo zvýší. Pokud jste z omylem zapsané faktury uplatnili DPH, opravuje se přiznání k DPH a kontrolní hlášení (dodatečné přiznání, následné kontrolní hlášení), ne opravným daňovým dokladem, protože plnění vůbec nenastalo. Sklad v takové situaci nesrovnávejte inventurou: inventurní manko by zrušení faktury zablokovalo natrvalo a v účetnictví by zůstala ztráta, která nenastala. Když se mezi otevřením dialogu a potvrzením průměrná cena změní (někdo mezitím naskladnil nebo prodal), aplikace nic neprovede a ukáže nový náhled. Pokud zboží opravdu přišlo, tuhle akci nepoužívejte: vratku zapište výdejkou a k faktuře přijměte opravný doklad dodavatele.

Smazání faktury. Smazat jde koncept a stornovaná faktura. Koncept smaže každý, kdo smí přijaté faktury upravovat, stornovanou jen vlastník. Zapsanou fakturu smazat nejde, jen stornovat. Je to účetní doklad a mohla už projít přiznáním k DPH, proto storno zůstává v evidenci.

Oprava uhrazené faktury. Uhrazenou přijatou fakturu upravit nejde. Když v ní najdete chybu, nejdřív zrušte úhradu: u ručně zadané platby akcí Zrušit ruční úhradu, u platby spárované z banky akcí Zrušit párování platby. Obojí najdete na detailu faktury a smí to jen vlastník nebo účetní, editor úhrady nemění. Faktura se vrátí mezi neuhrazené a jde upravit. Sklad se zrušením úhrady nemění. Zrušené platby se smažou, takže si datum a částku poznamenejte a po opravě zadejte úhradu znovu s původním datem platby, nebo spárujte platbu z výpisu. Pokud jste za měsíc DUZP už podali přiznání k DPH a kontrolní hlášení, znamená oprava částky, sazby nebo DUZP podat je znovu (dodatečné přiznání, následné kontrolní hlášení). Proberte to s účetní.

Tahle cesta slouží k opravě chyby v přepisu, třeba překlepu v množství, ceně nebo variabilním symbolu. Když dodavatel vystavil opravný daňový doklad (dobropis), původní fakturu nepřepisujte. Opravný doklad má vlastní číslo a datum a v evidenci i v kontrolním hlášení se vede samostatně. Dobropis zapište tlačítkem Zapsat dobropis na detailu faktury, vrubopis zatím předejte účetní.

Druh řádku: zboží, nebo služba. U každé položky volíte, jestli jde na sklad. Doprava, balné, pojištění zásilky nebo sleva na sklad nepatří — vyberte u nich služba. Podle názvu vám aplikace druh jen napoví: když do popisu napíšete „Doprava“, řádek se přepne na službu sám. Jakmile druh zvolíte ručně, aplikace do něj už nesahá — Dopravníkový pás i Poštovní schránka se tak naskladní normálně.

Vedlejší pořizovací náklady (doprava, clo, balné, pojistné) se do skladové ceny nerozpouštějí — skladová cena je cena z řádku zboží a vedlejší náklady zůstávají v nákladech období. U drobných částek se to v praxi toleruje, zákon ale vedlejší náklady do pořizovací ceny počítá. U dovozu s clem nebo dražší dopravy se poraďte s účetní.

Pokud čísla nesedí, porovnávejte řádek po řádku s PDF dodavatele.

Řádek v balení. U karty s nákupním balením se pod jednotkou řádku objeví výběr balení, výchozí balení je předvyplněné. Množství a cenu opište z faktury dodavatele (2 pytle po 389 Kč), pod řádkem uvidíte, kolik přijde na sklad. Import ISDOC balení najde podle EAN.

Ve formuláři nové přijaté faktury lze rychle předvyplnit údaje ze samostatného ISDOC nebo PDF s vloženým ISDOC.

Částky přesně podle dokladu dodavatele. Z ISDOC se převezmou částky řádků, základ, DPH po sazbách a zaokrouhlení, takže faktura v aplikaci odpovídá dokladu na haléř, i když dodavatel uvádí zaokrouhlenou jednotkovou cenu. Celková částka k úhradě je celkem s DPH plus zaokrouhlení (třeba 9 595,85 + 0,15 = 9 596). Úprava názvu, produktu, skladu nebo variabilního symbolu částky nezmění. Když změníte cenu, množství, slevu nebo sazbu řádku, faktura se přepočítá z řádků a zaokrouhlení podle dokladu se vynuluje. Částky se nepřevezmou u faktury, která odečítá zálohy, u přenesení daňové povinnosti, u jiné měny nebo když součty v ISDOC nesouhlasí; aplikace na to upozorní.

Zaokrouhlení jde zadat i u ručně zapsané faktury (pole pod součty). Nepočítá se do základu ani do DPH, jen do částky k úhradě.

Dobropis od dodavatele. Když dodavatel pošle dobropis (opravný daňový doklad, kterým snižuje cenu nebo ruší plnění: vrácené zboží, zrušená objednávka, sleva), zapište ho jako přijatý dobropis: na detailu faktury tlačítkem Zapsat dobropis nebo importem ISDOC, který dobropis pozná sám a dohledá fakturu podle jejího čísla u dodavatele. Částky zadávejte kladně, bez znaménka mínus, i když jsou na dobropisu záporné; aplikace je od faktury odečte. Dobropis má vlastní číslo v řadě přijatých dokladů a na faktuře je vidět, kolik po něm zbývá zaplatit. Když jste fakturu už zaplatili, dobropis čeká na vrácení peněz; vrácení zapíšete na detailu dobropisu. Neuhrazenou fakturu dobropis rovnou sníží, takže zaplatíte jen zbytek. Fakturu neoznačujte jako uhrazenou jen proto, že čekáte na dobropis: aplikace by pak čekala, že vám dodavatel peníze vrátí. Zápočet dobropisu s jinou fakturou aplikace zatím neumí. Dobropis nemění sklad: vrácené zboží vyskladněte výdejkou. Do kterého období DPH dobropis patří, určí účetní: u vás jako odběratele rozhoduje, kdy jste se o opravě dozvěděli, ne datum vystavení dobropisu. Vrubopis (zvýšení ceny) ani opravný doklad k záloze aplikace zatím zapsat neumí; takový doklad předejte účetní.

Zálohová faktura od dodavatele. Zálohová faktura není daňový doklad, proto ji aplikace jako přijatou fakturu nezapíše. Nárok na odpočet DPH z ní nevzniká. Zálohu zaplaťte podle údajů v dokladu, doklad předejte účetní a do přijatých faktur zapište až daňový doklad k přijaté platbě nebo konečnou fakturu, které vám dodavatel pošle.

Párování plateb s bankovními položkami řešíte v modulu Pohyby na účtu po nastavení příjmu zpráv u účtu — viz stejná kapitola nápovědy a její podsekce.

Doručené e-mailem je fronta uvnitř přijatých faktur. Firma si v Nastavení → Doručovna vytvoří e-mailovou adresu s dlouhým náhodným názvem před zavináčem a dá ji dodavatelům, nebo na ni účetní přeposílá faktury ze své schránky. Každý doručený e-mail se objeví jako položka s přílohami; z ISDOC (samostatného souboru i vloženého v PDF) aplikace předvyplní dodavatele, číslo, data, částky a řádky.

Nic se nezapíše samo. Položku někdo otevře a buď z ní vytvoří přijatou fakturu (předvyplněný formulář, příloha se připojí), nebo ji přiřadí k faktuře, která už v evidenci je, nebo ji zamítne. Zpracované i zamítnuté položky zůstávají v seznamu pod svým stavem a lze je vrátit mezi nové.

Odesílatelé. U každé položky vidíte, zda je odesílatel důvěryhodný (uživatel firmy, dodavatel z adresáře nebo pravidlo firmy), neznámý, nebo blokovaný. Z položky lze jedním klikem důvěřovat adrese či doméně, nebo doménu blokovat — další zprávy z ní skončí rovnou mezi zamítnutými, ale zůstanou uložené. Štítek DKIM/SPF upozorní, že poštu nešlo ověřit; u takových položek doklad před zápisem porovnejte s originálem.

Kontrola před zápisem. V detailu položky je tabulka řádků z ISDOC, rekapitulace DPH po sazbách a porovnání součtu položek s částkami, které uvádí doklad. Když se liší, doklad je v jiné měně, odečítá zálohy, je v režimu přenesení daňové povinnosti, PDF obsahuje víc různých dat ISDOC nebo odběratel neodpovídá vaší firmě, aplikace to vypíše a před vytvořením faktury chce potvrzení zaškrtnutím. U PDF bez ISDOC tabulka chybí a údaje opíšete z dokladu.

Náhled dokladu. Na širší obrazovce je PDF nebo obrázek dokladu hned vedle údajů, takže doklad s údaji porovnáte bez přepínání oken. Když má položka víc příloh, náhled i údaje patří příloze, kterou vyberete v tabulce příloh. Na užší obrazovce je náhled pod údaji a tlačítko Zobrazit vedle sbalí levé menu na ikony, jen na této stránce. Volbu Skrýt náhled si aplikace pamatuje, Otevřít na celou obrazovku ukáže doklad na celé obrazovce. Na telefonu doklad otevřete tlačítkem Otevřít PDF (u obrázku Otevřít obrázek). Soubor jen s XML (ISDOC) náhled nemá, údaje z něj najdete v panelu Položky dokladu.

Víc dokladů v jednom e-mailu. Když dodavatel pošle dvě nebo víc faktur najednou, nebo účetní přepošle doklady od několika dodavatelů v jedné zprávě, každý doklad zpracujete zvlášť: v tabulce příloh vyberete fakturu, vytvoříte z ní přijatou fakturu a stejně postupujete u další. Za doklad se počítá ISDOC spolu s PDF stejného názvu a každé další PDF nebo obrázek. Sloupec Doklad ukazuje, co čeká a co je vyřízené, a položka se přesune mezi zpracované až po posledním dokladu. Přílohu, která fakturou není (obchodní podmínky, ceník), označíte Označit: není faktura. Když dodavatel stejný soubor přiloží znovu, aplikace ho příště sama označí jako duplicitu.

Duplicity a kontroly. Stejná faktura doručená podruhé se označí jako Duplicita. Když e-mail vedle známé faktury nese i novou, mezi duplicity se nepřesune, duplicitní je jen ten jeden doklad. Doklad, který už podle čísla a IČ dodavatele evidujete, dostane upozornění s odkazem. Když odběratel v ISDOC neodpovídá vaší firmě, položka to hlásí.

Adresa je tajemství. Nedávejte ji na web. Když unikne, v nastavení ji zrušte a vytvořte novou — stará se nikdy znovu nepoužije a zprávy na ni se odesílateli vrátí. Firma může mít víc adres s popiskem (třeba jednu pro účetní a jinou pro sklad). Podporované přílohy: PDF, ISDOC/XML, JPG a PNG, také v ZIP archivu. Odkazy v textu zprávy aplikace nikdy neotevírá.

Ruční import ISDOC bez e-mailu popisuje Import a banka.

Modul Nabídky je obchodní krok před fakturou: ceny, rozsah a platnost ještě před závazným vystavením faktury.

Funkce modulu:

přehled nabídek a stavů,
nová nabídka – koncept s položkami (množství, cena, DPH, sleva),
platnost do data (po něm bývá nabídka označena jako neaktuální),
PDF a e-mail zákazníkovi,
kopírování nabídky pro variantu cen,
převod na vydanou fakturu – vytvoří se nový doklad v modulu Vydané faktury s přenesenými položkami,
podle rozhraní lze nabídku převést do objednávky zákazníka a odtud připravit koncept faktury (modul Objednávky zákazníka v menu),
export z přehledu dle filtru.

Podmínky práce:

mít založeného odběratele v Kontaktech (nebo vyplnit údaje ručně),
mít nastavené číselné řady pro následnou fakturu,
SMTP pro e-mail (volitelné).

Průběh vytvoření:

Po uložení konceptu máte dokument uložený; stav určuje, co lze editovat.
Po odeslání zákazníkovi nabývá nabídka vůči dalším krokům „obchodní“ význam.
Převod na fakturu přenese strukturu položek; dál už pracujete v modulu Vydané faktury (stavy, platby, účetní dopady).

Kam se to propisuje:

do Historie akcí,
po převodu do faktur jako nový doklad,
při použití skladových položek pak do Skladu — vyskladnění se řeší až ve faktuře podle nastavení.

Po odeslání a po konci platnosti: Po odeslání a konec platnosti.

Po odeslání zákazníkovi

Ve stavu Odesláno můžete nabídku schválit (obchodně přijmout) nebo odmítnout. Odmítnutí vyžaduje důvod – text se uloží do interní poznámky na nabídce.

Nabídka po platnosti – po uplynutí data platnosti ji obvykle nelze bez úpravy převést; připravte revizi nebo novou nabídku.

Objednávky jsou samostatné doklady s položkami, stavem a PDF výstupem. Sledují dohodnutou dodávku od potvrzení po vyřízení a navazují na nabídky i fakturaci.

Jak objednávka vznikne

ručně přes Objednávky → Nová objednávka,
z nabídky — na detailu nabídky akcí „vytvořit objednávku“ (položky se převezmou),
kopií existující objednávky (akce Kopírovat na detailu).

Stavy objednávky

Koncept – rozpracovaná, lze volně upravovat,
Otevřená – potvrzená, čeká na vyřízení,
Částečně dodaná – část dodávky proběhla,
Dodaná – zákazník dostal všechno objednané,
Stornovaná – zrušená (zůstává v evidenci).

Stavy sledují dodání, ne fakturaci. Objednávka je dohoda o dodávce a končí tím, že zboží odejde zákazníkovi — zda je vyfakturovaná, je už věcí samotné faktury. Kolik je expedováno a kolik vyfakturováno, ukazuje v přehledu sloupec Plnění (ks). Objednávka, u které je všechno expedované, ale ještě není celé vyfakturované, má navíc oranžové označení Dodáno – k fakturaci; stejnou položkou v roletě stavů si takové objednávky vyfiltrujete. Fakturu z nich vytvoříte rovnou v přehledu (ikona dokladu na řádku) nebo z detailu. Stornem faktury se vyfakturované množství objednávce zase uvolní a objednávka se do fronty k fakturaci vrátí.

Co z detailu objednávky dále uděláte

stáhnete PDF nebo objednávku odešlete e-mailem zákazníkovi,
vytvoříte koncept faktury s převzatými položkami (akce na detailu) — fakturu pak dokončíte a vystavíte v modulu Vydané faktury; fakturovat lze i dodanou objednávku. Faktura z objednávky odepíše ze skladu jen to, co ještě neodešlo výdejkou nebo dodacím listem, takže u dodané objednávky se zboží neodepíše podruhé,
vyskladníte zboží výdejkou (Výdejky) — a z potvrzené výdejky pak můžete vytvořit fakturu za to, co bylo skutečně dodáno,
přidáte štítky pro filtrování v přehledu.

Tip: pro obchodní proces „poptávka → dodávka“ použijte řetězec nabídka → objednávka → faktura (Nabídky).

Dodací list z objednávky: na detailu objednávky akce *Vytvořit dodací list* předvyplní zbývající množství a sklady podle dostupnosti; potvrzením listu vzniknou výdejky a objednávce se doplní dodané množství (Dodací listy). Výdejka ani dodací list nesmí vydat víc, než na objednávce zbývá; takový doklad aplikace odmítne potvrdit.

Dodací list je doklad pro zákazníka o tom, co a kdy bylo dodáno. Stojí mezi objednávkou a fakturou: výdejka říká, že zboží opustilo sklad, dodací list říká, že zákazník zboží převzal, faktura říká, kolik za něj chcete zaplatit. Najdete je v menu Dodací listy vedle objednávek.

Jak dodací list vznikne

ručně přes Nový dodací list,
z objednávky akcí *Vytvořit dodací list* na jejím detailu — předvyplní se zbývající množství a u každého řádku sklad, kde je zboží skladem,
z přehledu zásob výběrem položek a akcí *Přenést do dodacího listu* — položky lze vybrat i z více skladů (vyberte je postupně v každém skladu, výběr se pamatuje),
z vystavené faktury akcí *Vytvořit dodací list* — vznikne rovnou potvrzený list, který převezme potvrzené výdejky faktury (nic se neodepisuje znovu). Má-li faktura výdejku teprve rozpracovanou, nejdřív ji potvrďte.

Řádky a sklady: u každého řádku vyberete sklad; pod výběrem vidíte, kolik kusů je právě skladem, a pokud jich není dost, množství se zobrazí červeně. Zboží z více skladů rozdělíte tlačítkem *Rozdělit řádek*. Koncept nerezervuje zásobu.

Potvrzení: dodací list dostane číslo z řady a na každý sklad z řádků vznikne potvrzená výdejka, zásoba se odepíše a u objednávky se doplní dodané množství. Pokud na některém skladu chybí zboží, detail ukáže, co a kolik, a potvrdit nejde — snižte množství (zbytek zůstane na objednávce) nebo řádek rozdělte na jiný sklad. Záporný stav skladu se nepovoluje. Dodací list z objednávky nesmí dodat víc, než na objednávce zbývá. K jedné objednávce smí být rozpracovaný jen jeden koncept dodacího listu, takže pokračujte v existujícím, nebo ho smažte.

Fakturace: v přehledu použijte záložku Bez faktury, zaškrtněte potvrzené listy jednoho odběratele a zvolte *Vytvořit fakturu z vybraných*. Jedna faktura tak pokryje víc dodávek, i ze stejného skladu. Vyfakturovaný list nejde stornovat; stornem faktury se list vrátí do fronty bez faktury. Dodávky jdou přidat i na rozpracovaný koncept faktury: v panelu *Dodací listy* na detailu faktury zaškrtnete nevyfakturované listy odběratele a zvolíte *Přidat vybrané na fakturu* — řádky se doplní za stávající položky. Do poznámky faktury se zapíší čísla a data dodacích listů, aby bylo z dokladu vidět, kdy jednotlivé dodávky proběhly.

Storno a smazání: koncept lze zrušit nebo smazat. Potvrzený list může vlastník nebo editor stornovat — výdejky pod ním se stornují, zboží se vrátí na sklad a list dostane stav Stornováno. Zrušený koncept má stav Zrušeno. Stornovaný list může vlastník trvale smazat. Výdejku vzniklou z dodacího listu stornujete přes dodací list, ne ze skladu.

PDF a e-mail: dodací list stáhnete jako PDF bez cen (volitelně s cenami, přepínač *Tisknout ceny*) s místem dodání a poli pro podpis předávajícího a přebírajícího. Potvrzený list lze odeslat e-mailem s PDF přílohou; vyžaduje nastavené SMTP.

Modul Zálohy a DDPP řeší platby předem a daňovou dokumentaci k přijaté platbě.

Co modul umožňuje u konkrétní zálohové faktury:

vytvoření a úprava v konceptu,
změna stavu podle kroků dokladu (odeslání, zrušení apod.),
označení úhrady po přijetí platby,
vygenerování PDF zálohy,
vystavení DDPP (daňový doklad k přijaté platbě) a jeho PDF,
storno DDPP vystaveného omylem (DDPP se nemaže, zůstane v evidenci pod svým číslem),
příprava a vytvoření zálohové/finální faktury, která zálohu vypořádá (tlačítka typu převod/vypořádání v detailu),
kopírování zálohy pro nový návrh,
propojení s vydanou fakturou (odečet zálohy v dalším kroku).

Podmínky:

správně nastavené číselné řady pro zálohy a pro DDPP/finální fakturu,
známý odběratel a smluvená částka zálohy,
u e-mailů opět SMTP.

Řetězec kroků a dopady: Řetězec a dopady.

Typický řetězec:

1) zálohová faktura (koncept → vystavení),
2) přijetí platby → evidence úhrady,
3) DDPP až po reálně připsané platbě,
4) po dodání zboží/služby finální faktura s odečtem záloh (modul Vydané faktury),
5) záloha je plně vyřízená až po zúčtování vůči finální faktuře.

Kam se propisuje:

částky v přehledech záloh a na Přehledu,
PDF soubory v archivu / e-mailu,
zápis v Historii akcí,
čísla a data DDPP musí sedět s účetním výstupem – nesoulad řešte včas před uzavřením období.

Úhrada a DDPP. Plátci DPH vystaví OmniFlow DDPP ve chvíli, kdy se úhrada zálohy zapíše: tlačítkem Označit jako uhrazenou a vystavit DDPP, nebo spárováním platby se zálohou v Pohybech na účtu (automaticky nebo ručně). U platby z banky tedy DDPP vzniká až při spárování, ne v den platby. DDPP nese dvě data: datum vystavení je den, kdy DDPP vznikl, a datum přijetí platby je den, kdy peníze přišly.

Když platba patří do některého z minulých měsíců, třeba protože výpis z banky dorazil pozdě, daň z ní patří do období, ve kterém byla platba přijata (u čtvrtletního plátce do čtvrtletí), a přiznání k DPH i kontrolní hlášení za toto období už mohou být podané. Dejte proto vědět účetní. U ručního označení úhrady, ručního spárování a ručního vystavení DDPP na to OmniFlow upozorní přímo v hlášce. Hromadné potvrzení návrhů a tlačítko Zkusit spárovat automaticky uvedou počet takových plateb. U výpisu přijatého e-mailem, který se páruje sám, přijde upozornění vlastníkovi a účetní do Upozornění. Zákazníkovi se DDPP sám neposílá, PDF stáhnete z detailu DDPP.

Když se DDPP vystavit nepodaří, třeba kvůli limitu dokladů, záloha zůstane uhrazená bez DDPP a detail zálohy na to upozorní. DDPP pak vystavte ručně do 15 dnů od přijetí platby. Když lhůta už uplynula, formulář DDPP na to upozorní a postup domluvte s účetní. Automaticky se DDPP nevystaví ani tehdy, když se od vystavení zálohy změnila registrace firmy k DPH. Detail zálohy vás v tom případě odkáže na účetní. Neplátce DPH DDPP nevystavuje, záloha je jen uhrazená a ručně DDPP vystavit nejde.

Párování platby se zálohou, ke které je už vystavený DDPP, nejde zrušit. Nejdřív DDPP stornujte (viz níže), potom párování zrušte. Když u zálohy párování s platbou zrušíte, OmniFlow ji už s žádnou platbou sám nespáruje, ani s platbou z jiného výpisu. Platbu k ní jen nabídne jako návrh a ten potvrdíte v detailu pohybu, hromadné potvrzení návrhů ho vynechá. Ručně ji spárovat jde. Když je platba starší než datum vystavení zálohy, OmniFlow ji spárovat nechá, ale upozorní na to v nabídce i po spárování.

Předmět plnění. PDF DDPP uvádí, za co je záloha přijata: položky zálohy s množstvím a jednotkou, a když záloha položky nemá, její popis. Předmět se uloží při vystavení DDPP a pozdější změny ho nepřepíšou.

Konečná faktura s nulou k úhradě. Když záloha pokryla celou dodávku, vyjde konečná faktura po odečtu zálohy na nulu a vystavíte ji jako každou jinou. Zálohu odečtete tak, že konečnou fakturu vystavíte z detailu zálohy tlačítkem Vystavit konečnou fakturu, ne vlastním záporným řádkem. Po vystavení je faktura rovnou uhrazená zálohou a jako datum úhrady se uvede den, kdy záloha přišla. Na PDF i v detailu faktury je místo splatnosti a platebních údajů věta „Uhrazeno zálohou“ s číslem DDPP. QR platba se netiskne a upomínka na fakturu nechodí. Vlastní text firmy pod rekapitulací, třeba zápis v rejstříku, se tiskne dál.

Zákazníkovi fakturu pošlete e-mailem z detailu faktury. Když máte vlastní šablonu e-mailu se splatností, upravte text před odesláním, OmniFlow ho nemění. Stornovat fakturu nejde, chybu opravíte dobropisem. Když dobropis převýší to, co zbývalo k úhradě, ukáže detail faktury přeplatek k vrácení odběrateli. Peníze mu pošlete sami.

Kdy nulovou fakturu vystavit nejde. Nulu k úhradě smí mít jen faktura, na které se odečítá zaplacená záloha. Když je záloha vyšší než dodávka, vyšla by konečná faktura záporně a vystavit ji nejde. Nulovou konečnou fakturu OmniFlow nevystaví ani tehdy, když se mezi zálohou a dodáním změnila registrace firmy k DPH. Částečný odečet zálohy ani opravný daňový doklad k DDPP OmniFlow zatím neumí, v obou případech proto postup domluvte s účetní. U neplátce DPH to funguje stejně, jen bez DPH a bez DDPP.

Konečná faktura s doplatkem. Když dodávka stála víc než záloha, zůstanou na konečné faktuře položky zálohy jako zboží a služby a pod nimi řádky odečtu zálohy. Obojí je zamčené. Položky zálohy se tím počítají jako dodané, takže pod ně přidáte jen to, co jste dodali navíc, ne celou cenu zakázky znovu. Příklad: zakázka stojí 2 000 Kč a záloha byla 1 000 Kč. Na konečnou fakturu přidáte jen položku za zbývajících 1 000 Kč a k úhradě vyjde doplatek 1 000 Kč, u plátce DPH k tomu DPH. Kdybyste přidali celých 2 000 Kč, zákazník by zaplatil o 1 000 Kč víc. Doplatek zaplatí podle splatnosti a platebních údajů jako u běžné faktury.

Každá konečná faktura plátce DPH s odečtem zálohy má na PDF rekapitulaci po sazbách DPH: plnění, odečet zálohy s číslem DDPP a rozdíl. U faktury s doplatkem je rozdíl to, co zákazník doplácí.

Storno DDPP. DDPP je daňový doklad, smazat ho nejde. Storno slouží pro DDPP vystavený omylem, který zákazník ještě nedostal a který není v podaném kontrolním hlášení. Stornujete ho v detailu DDPP a vyplníte důvod storna. DDPP zůstane v evidenci pod svým číslem a to číslo se už nikomu nepřidělí. Záloha se vrátí do stavu Uhrazena a úhrada zůstane zapsaná. Storno neopraví částku ani odběratele: nový DDPP je převezme ze zálohy spolu s datem přijetí platby. Potom k záloze vystavte nový DDPP. Bez něj z ní konečnou fakturu nevystavíte. Výjimka platí jen v den úhrady zálohy: když ten den vystavíte konečnou fakturu s dnešním datem, OmniFlow DDPP vystaví sám. Stornovat jde jen DDPP zálohy, která ještě není zúčtovaná. Stornovaný DDPP se dá dál otevřít i stáhnout a jeho PDF nese razítko storna v jazyce dokladů (česky STORNOVÁNO).

Když už zákazník DDPP dostal nebo je v kontrolním hlášení, samotné storno nestačí a postup domluvte s účetní. Totéž platí, když zákazníkovi zálohu vracíte: k vrácení je potřeba opravný daňový doklad a ten v OmniFlow k DDPP zatím nevystavíte.

Detaily stavů vždy ověřte u konkrétního dokladu – modul má více kroků než jednoduchá faktura (viz Stavy dokladů).

Platební QR (SPD / PAY by square) na PDF/detailu zálohy platí stejně jako u vydané faktury: při českém IBAN a měně CZK český standard SPD, při slovenském IBAN a měně EUR slovenský standard PAY by square; v ostatních kombinacích QR chybí (viz Vydané faktury a Nastavení firmy).

Modul Dobropisy řeší opravy už vystavených vydaných faktur: vrácení zboží, dodatečnou slevu, opravu ceny nebo DPH.

Dobropis od dodavatele (přijatý) se zapisuje jinde: u přijaté faktury tlačítkem Zapsat dobropis, viz Import a banka.

Co modul umí:

seznam dobropisů a filtrace,
vytvoření z faktury (akce na detailu původní faktury): vyberete řádky a u každého množství, dobropis tedy může opravit jen část faktury,
vlastní řádky pro slevu nebo opravu ceny: název, množství, jednotka, cena a sazba DPH. Nabízí se jen sazby, které jsou na faktuře,
k jedné faktuře může vzniknout víc dobropisů. Dohromady ale nepřesáhnou fakturované množství u řádku ani částku faktury; stornované dobropisy se nepočítají,
datum uskutečnění opravy: den, kdy nastala skutečnost rozhodná pro opravu, třeba převzetí vráceného zboží nebo uznání reklamace. Výchozí je datum vystavení, u dobropisu z vratky datum vratky. Není to DUZP původní faktury,
koncept dobropisu jde upravit celý: řádky z faktury, vlastní řádky, dopravu, datum opravy, důvod i poznámky. Při vystavení dostane dnešní datum vystavení,
vlastní číslo a stavy dobropisu,
PDF a odeslání e-mailem. PDF konceptu nese označení, že nejde o daňový doklad. Neplátci DPH se na PDF netiskne titulek opravného daňového dokladu,
interní poznámka, která se na PDF netiskne; sem jde i poznámka z vratky,
kopírování pro nový návrh.

Podmínky:

původní faktura musí být vystavená, ne koncept ani storno,
oprávnění k akci je kombinace role a stavu (koncept vystaví a dobropis stornuje vlastník nebo účetní, dobropis s vratkou stornuje jen vlastník),
sklad dobropis nemění. Opravný doklad může být i jen cenová korekce, kdy se zboží nevrací. Když zboží fyzicky přišlo zpět, použijte na faktuře Vrátit zboží (Vrácení zboží): průvodce založí vratku i koncept dobropisu najednou,
dobropis, ke kterému patří potvrzená vratka, stornujete tlačítkem Stornovat dobropis i vratku. Stornuje se obojí najednou a vrácené zboží odejde ze skladu. Nejde to, když vrácené zboží ze skladu mezitím odešlo jinam.

Průběh:

Vznikne nový doklad navázaný na číslo původní faktury.
Po uložení máte vyplněné položky a výchozí stav.
Po vystavení se změní dostupné akce na původní i opravné straně.

Účinky na doklady a sklad: Účinky na doklady.

Kam se propisuje:

částky v přehledech a na přehledu původní faktury (vztah oprava),
Historie akcí,
sklad dobropis nemění. Vrácené zboží přijme na sklad vratka od zákazníka (Vrácení zboží).

Fakturu s vystaveným dobropisem nebo s potvrzenou vratkou nejde upravit ani stornovat, další opravu řešte dalším dobropisem. Dobropis, ke kterému patří potvrzená vratka, se stornuje spolu s vratkou jednou akcí na detailu dobropisu.

Úhrada faktury. Vystavený dobropis snižuje, kolik zákazník dluží. Když platby a dobropisy pokryjí celou fakturu, přepne se faktura na Uhrazena sama. Datum úhrady je den, kdy zbytek klesl na nulu (poslední platba, nebo vystavení dobropisu, když přišel později). Storno dobropisu fakturu vrátí mezi neuhrazené, pokud ji platby samy nepokrývají. Označit jako uhrazenou zapíše jen zbytek po dobropisu a upomínka i QR na zákaznickém portálu znějí na tento zbytek. Když dobropis přijde k už zaplacené faktuře, vzniká přeplatek, který je potřeba zákazníkovi vrátit nebo se s ním domluvit na započtení.

Když zákazník vrátí zboží, otevřete vystavenou fakturu a klikněte na Vrátit zboží. Tlačítko se ukáže jen u faktury, ze které zboží odešlo ze skladu a ještě se nevrátilo celé. Stejný průvodce je i na detailu dobropisu. Odtud nabídne jen zboží z řádků dobropisu, a jen kolik se k němu ještě nevrátilo; vratka se na dobropis naváže. Když k faktuře už je dobropis, ke kterému se zboží zatím nevrátilo, průvodce z faktury na něj upozorní.

Co v průvodci vyplníte. U každého řádku faktury vidíte, kolik se prodalo a kolik už se vrátilo. Napíšete, kolik kusů vracíte teď. Víc, než k faktuře odešlo ze skladu a ještě se nevrátilo, zadat nejde. Zboží v kusech se vrací jen po celých kusech. Dál vyberete sklad (předvyplní se ten, ze kterého zboží odešlo), datum, kdy jste zboží převzali, a důvod: odstoupení od smlouvy, reklamace, chybně dodané zboží, poškozené zboží nebo jiný důvod. Datum nesmí být v budoucnu ani před datem plnění faktury. Když byla faktura vystavena ještě dřív, platí datum vystavení. Poznámka k vratce je interní. Uloží se k vratce a do interní poznámky dobropisu, na dobropis ani na PDF vratky se netiskne.

Vratka a dobropis. Po uložení vznikne doklad Vratka od zákazníka. Je to příjemka se štítkem Vratka, číslo dostane z řady příjemek zvoleného skladu a odkazuje na fakturu. Když necháte zaškrtnuté Založit koncept dobropisu, vznikne zároveň koncept dobropisu na vrácené zboží s datem uskutečnění opravy podle data vratky. Do dobropisu můžete rovnou přidat řádky faktury, které se na sklad nevracejí: dopravu, služby nebo slevu. Když od smlouvy uzavřené na dálku odstoupí spotřebitel a vrací všechno zboží, vrací se mu i cena doručení, nejvýš za nejlevnější běžný způsob, který jste nabízeli. Průvodce proto při tomto důvodu a vrácení všeho zboží předvybere řádek dopravy, pokud odběratel na faktuře nemá IČO a průvodce řádek pozná podle názvu, třeba Doprava nebo Poštovné. Když zákazník platil dražší dopravu, snižte částku v konceptu dobropisu. U firmy rozhoduje smlouva, řádek dopravy případně zaškrtněte sami. Dobropis k vratce obsahuje celé vrácené zboží. Náhradu za snížení hodnoty vrácené věci řešte mimo dobropis (jak ji vyúčtovat, poradí účetní). Oba doklady se uloží najednou: když se jeden nepovede, nevznikne ani druhý. Pak se otevře koncept dobropisu, který zkontrolujete, případně upravíte, a vystavíte. Bez dobropisu uložte vratku tehdy, když zákazník peníze zpět nedostane, například při výměně kusu za kus v reklamaci. Zboží, které od zákazníka přebíráte jen k opravě a pak mu ho vrátíte, vratkou nepřijímejte: zůstává jeho a na váš sklad nepatří. Dobropis k takové vratce jde vystavit i později, odkazem Vystavit dobropis k vratce na jejím detailu. Zboží vrácené na dva sklady se uloží jako dvě vratky pod jedním dobropisem.

Starší dobropis k faktuře. Když má faktura dobropis z doby před touto funkcí, průvodce na něj upozorní a koncept dobropisu předem nezaškrtne. Pokud jste zboží k tomu dobropisu už naskladnili ruční příjemkou, vratku nezakládejte, jinak by bylo na skladu dvakrát.

Kdy vratka a kdy jen dobropis. Vratka řeší zboží, které fyzicky přišlo zpět. Dobropis řeší peníze. Dodatečná sleva nebo oprava ceny je jen dobropis a sklad se nemění. Vrácené zboží nepřijímejte ručně příjemkou: ruční příjemka nezná cenu, za kterou zboží odešlo, a průvodce ji nevidí, takže by šlo stejné zboží vrátit dvakrát.

Ocenění. Vrácené zboží se naskladní za cenu, za kterou k faktuře odešlo (průměr výdejů produktu k této faktuře). U starších prodejů se použije průměrná cena skladu. Tahle cena je jen skladová, zákazníkovi vracíte cenu z faktury v dobropisu. Na řádku vratky je vidět, odkud se cena vzala.

Poškozené zboží. Založte si sklad, třeba Reklamace, a vracejte zboží na něj. Zboží tak leží odděleně od ostatní zásoby. Je to ale běžný sklad: kus z něj se prodá, když ho na faktuře nebo výdejce vyberete. Zboží, které už prodat nejde, odepíšete běžnou výdejkou.

Sériová čísla. Nabídnou se jen kusy prodané na tuto fakturu. Když kusy zaškrtnete, množství se doplní samo. Pokud se zboží prodalo dřív, než jste u produktu zapnuli evidenci sériových čísel, čísla vrácených kusů opíšete. Vrácený kus je znovu skladem na zvoleném skladu a na jeho stránce zůstane vidět, komu se prodal a kdy se vrátil.

Storno vratky. Vlastník nebo editor vratku stornuje na jejím detailu. Jde to, dokud vrácené zboží a kusy leží na skladu vratky. Storno odepíše zboží k dnešnímu dni a kusy vrátí do stavu, v jakém byly před vratkou. Koncept dobropisu, který k vratce patří, se smaže spolu s ní, pokud k němu nepatří ještě jiná vratka. Když je dobropis už vystavený, stornujte na jeho detailu obojí najednou tlačítkem Stornovat dobropis i vratku. Stornovaná vratka zůstává v dokladech kvůli historii kusů, smazat ji nejde.

Faktura s vratkou. Fakturu s potvrzenou vratkou nejde upravit ani stornovat. Nejdřív stornujte vratku, nebo zbytek vyřešte dobropisem. Vratka nemění dodané množství na objednávce; náhradní zboží vydáte výdejkou. Výdejku ani dodací list objednávky nejde stornovat, dokud je k faktuře z objednávky potvrzená vratka. Nejdřív stornujte vratku.

Co zatím neumí: vratku k dodacímu listu nebo výdejce, která ještě není vyfakturovaná (tam stornujte doklad), výměnu kusu navázanou na původní fakturu, spárování vrácených peněz s dobropisem v bance a reklamační protokol. Vratku zakládá a stornuje vlastník nebo editor.

Tyto moduly jsou specializované seznamy partnerů (zákazníci, dodavatelé). V praxi často navazují na obecnější modul Kontakty.

Co umí:

přehled partnerů podle typu,
detail, úprava, mazání,
rychlé vyhledávání,
u dodavatelů často doplnění dat z registrů (ARES/RPO).

Kdy použít zákazníci/dodavatelé vs. kontakty:

když chcete pracovat jen s jedním typem partnera,
když máte zvyklost z dřívějšího rozhraní s oddělenými seznamy,
pro novou evidenci je obvykle pohodlnější držet pořádek v Kontaktech a z nich vybírat do dokladů.

Modul Kontakty je sdílený adresář obchodních partnerů pro všechny doklady aktivní firmy.

Co evidujete:

typ vztahu (odběratel / dodavatel / obojí),
název, IČO, DIČ, plátce DPH,
fakturační a případně doručovací adresa,
kontaktní osoba, e-mail, telefon,
poznámky.

Co modul umožňuje:

vyhledávání, řazení, filtry,
nový / úprava / smazání (dle oprávnění a návazností),
kontrola duplicit (zejména podle IČO) s možností potvrzení,
při dokladu rychlé doplnění údajů odběratele/dodavatele,
v některých případech napojení na interní záznamy (např. firma zákazníka jako kontakt).

Bez čeho nepůjde pohodlně fakturovat:

aspoň základní údaje pro tisk na doklad (název, adresa),
konzistentní DIČ u plátců DPH.

Co se při použití kontaktu děje:

Do dokladu se přenesou aktuální hodnoty z kontaktu v době výběru – pozdější změna kontaktu nemusí zpětně přepsat staré doklady.
Exporty a sestavy berou to, co je uloženo na dokladu.

Portál u kontaktů a limity předplatného: Portál a limity.

Co patří do pole DIČ / IČ DPH. U české protistrany se pole jmenuje DIČ a hodnota má tvar CZ a osm až deset číslic. U slovenské se jmenuje IČ DPH: plátce ho má ve tvaru SK a deset číslic, tedy svoje DIČ s předřazeným SK. Bez toho SK by na slovenské faktuře chyběl údaj, který tam ze zákona musí být, takže aplikace prefix plátci doplní sama a jiný tvar odmítne. Neplátce IČ DPH nemá — zadá svoje desetimístné DIČ bez prefixu. Rozhoduje země protistrany, ne jazyk, ve kterém aplikaci používáte: u slovenského odběratele uvidíte „IČ DPH“ i v české verzi.

Zákaznický portál faktur u kontaktů typu zákazník nebo obojí: na detailu vygenerujete tajný odkaz do veřejného náhledu dokladů, zkopírujete ho a při úniku ho regenerujete (staré URL přestane platit). Veřejný identifikátor firmy v adrese portálu přiděluje OmniFlow sám, najdete ho v Nastavení → Firma; token se může doplnit i při odeslání faktury e-mailem podle Nastavení → Fakturace a šablon. Úplný popis chování, e-mailů a bezpečnosti: Zákaznický portál faktur.

Limity předplatného mohou omezovat počet aktivních kontaktů – hlídejte plán v sekci Zákaznický účet.

Modul Produkty je katalog položek, které pak používáte v dokladech a ve skladu.

Co zde nastavíte:

název, kód, jednotku,
kategorie (strom kategorií spravujete v Nastavení firmy → Kategorie produktů),
zda je položka skladová nebo neskladová,
výchozí ceny,
případně sériová čísla a další parametry,
u výrobku i složení, tedy z čeho ho vyrábíte (viz Výroba).

Údaje pro dopravu a e-shop jsou ve sbalitelných částech formuláře:

Doprava a balení: hmotnost netto a brutto, rozměry v cm, počet v balení, jmenovité množství (např. 500 ml), minimální objednávka, dodací lhůta a výchozí dodavatel,
Výrobce a e-shop: výrobce, kód výrobce (MPN), krátký a podrobný popis, bezpečnostní upozornění, URL, stav zboží (nové, použité, repasované) a dobrovolná záruka,
Původ a celní údaje: země původu, kód KN a kód jednotky pro elektronickou fakturu.

Vyplňte jen to, co opravdu potřebujete. Výrobce s adresou spravujete v části Nastavení → Výrobci, založit ho jde i přímo z formuláře produktu. E-shop si údaje o výrobci a bezpečnostní upozornění stáhne přes API nebo z exportu Katalog produktů (tlačítko v přehledu Produktů, nebo stránka Exporty v menu pod vaším jménem). Na faktury ani dodací listy se tyto údaje netisknou.

Jak to navazuje dál:

při výběru položky do dokladu se předvyplní údaje z katalogu,
u skladových položek se při stavu dokladu vytvoří pohyb skladu,
změna produktu neznamená automatickou změnu na starých dokladech.

Produkty nemusíte zakládat po jednom, nahrát je můžete i ze souboru (viz Import z CSV).

Nákupní balení. Když dodavatel fakturuje v balení (pytel mouky 25 kg, cívka filamentu 2 kg, buben kabelu 500 m), přidejte ho na kartě v panelu Nákupní balení: název, kolik jednotek karty je v jednom balení a případně EAN balení. Karta zůstává v jednotce, ve které zboží spotřebováváte (kg, g, m). Na přijaté faktuře pak u řádku vyberete balení a na sklad přijde přepočtené množství i cena za jednotku, třeba 2 pytle po 25 kg za 389 Kč jako 50 kg za 15,56 Kč/kg. Jiné balení stejného zboží zakládejte jako další balení karty, ne jako novou kartu. Karta bez balení se přijímá jako dřív.

Převod karty na základní jednotku. Kartu, kterou jste dosud vedli po kusech balení (cívka 2 kg = 1 ks), převede vlastník nebo účetní odkazem *Převést na základní jednotku* v panelu Nákupní balení. Průvodce nabídne jednotku a koeficient podle jmenovitého množství, ukáže náhled a po potvrzení založí novou kartu v gramech. Zásoba se přenese ve stejné hodnotě dokladem *Změna měrné jednotky*, složení se přepočítá a skupina, SKU, štítky a EAN přejdou na novou kartu. Stará karta zůstane archivovaná s historií dokladů. Karty jedné skupiny zaměnitelných materiálů se převádějí naráz. Převod nejde vrátit a nejde, dokud má karta rozpracovaný koncept dokladu nebo běží inventura.

Balení na příjemce a v inventuře. Na ruční příjemce vyberete u řádku balení stejně jako na přijaté faktuře. V inventurním listu se u karty s balením objeví pomůcka: počet plných balení × obsah + načaté množství, výsledek se zapíše do pole Počítáno.

Produkty nemusíte zakládat po jednom. Import CSV v přehledu Produktů založí nové produkty a upraví existující ze souboru, třeba z exportu e-shopu, z jiného programu nebo z ceníku dodavatele. CSV je tabulka uložená jako prostý text, Excel ji umí otevřít i uložit.

Jak to probíhá:

nahrajete soubor CSV (nejvýš 2 MB a 5 000 řádků; ceník, který jen upravuje existující produkty, až 20 000 řádků),
když sloupce nepoznáme, přiřadíte je ručně; přiřazení si můžete uložit a příště se použije samo,
v náhledu uvidíte, co se založí, co se změní a které řádky jsou chybné; zatím se nic nezapsalo,
po potvrzení se změny zapíšou a u každé upravené karty zůstane záznam o importu (v menu Historie akcí).

Existující produkt hledáme podle id, kódu (SKU) nebo EAN. U ceníku dodavatele vyberete dodavatele a produkty hledáme podle kódu dodavatele. Prázdná buňka hodnotu nemění. Vymazat ji jde jen volbou Prázdné buňky vymažou hodnoty, a to jen u nepovinných polí.

Hromadná úprava: v přehledu Produktů stáhněte Export CSV (katalog produktů), upravte ho v Excelu a nahrajte zpět. Export udělejte až po ručních úpravách v aplikaci. Když někdo kartu mezitím upraví, náhled vás upozorní.

Na co si dát pozor:

ceny v souboru musí být bez DPH. Sloupec „price“ z e-shopu bývá s DPH, proto ho sami nepřiřazujeme. Prodejní cena z ceníku dodavatele je pro vás nákupní cena,
rozměry jsou v souboru v milimetrech (sloupce délka, šířka, výška), na kartě produktu je zadáváte v centimetrech,
stavy skladu import nemění, počáteční zásoby zapište příjemkou,
službu a sériová čísla u existujícího produktu změníte na kartě, import je nastaví jen novým produktům,
nové kategorie zakládá jen vlastník firmy, nového výrobce založí každý, kdo smí upravovat produkty, a to po potvrzení v náhledu,
v Excelu pro Mac ukládejte soubor jako „CSV UTF-8“.

Modul Sklad sleduje zásoby, ceny a pohyby u aktivní firmy. Na přehledu máte rychlé odkazy na práci s doklady a stav zásob.

Katalog položek: název, kód, jednotka, příznak skladová vs. neskladová, minimální množství v kusech (nejde o peněžní částku), nákupní a prodejní cena, případně sériová čísla (SN), historie pohybů, přehledy a export. U položky s SN vybíráte konkrétní kus.

Sériová čísla. Každý kus se zapíše do evidence, když přijde na sklad: přijatou fakturou nebo příjemkou. Na výdejce, dodacím listu a vydané faktuře pak vybíráte konkrétní kusy (na výdejce stačí napsat nebo naskenovat číslo kusu), čísel musí být přesně tolik, kolik kusů vydáváte. Koncept faktury nic neblokuje, kusy se odepíšou až při vystavení; když je mezitím prodal někdo jiný, aplikace řekne, na kterém dokladu jsou. Storno faktury nebo výdejky kusy vrátí na sklad. Podle čísla najdete kus i v hledání: jeho stránka ukáže, odkud přišel, kam odešel a komu se prodal, což se hodí u reklamací. Kus, který zákazník vrátí, přijmete vratkou k faktuře (Vrácení zboží). Je pak znovu skladem a jeho stránka ukáže i to, že se vrátil.

Obecné vazby na doklady: přijatá faktura typicky po zpracování naskladní nakoupené zboží; vydaná faktura vyskladní prodané; dobropis sklad nemění (vrácené zboží přijme vratka od zákazníka); storno nebo oprava může vytvořit protisměrný pohyb. Přesný okamžik pohybu závisí na stavu dokladu a nastavení řádku.

Kam dál: pravidla příjemek, výdejek a převodek (včetně situace „stejná faktura dvakrát“) jsou v podsekcích vlevo — jedna dlouhá stránka by byla nepřehledná. Inventurní listy i rychlou inventuru najdete v menu Sklad → Inventury, historii všech pohybů v Sklad → Pohyby skladu.

Ocenění zásob: zásoba se oceňuje váženým aritmetickým průměrem, zvlášť pro každý sklad. Výdej, převod i spotřeba do výroby jdou za průměrnou cenu skladu. Výjimkou jsou opravy. Storno faktury nebo výdejky a vratka od zákazníka vracejí zboží za cenu, za kterou odešlo; u starších prodejů, jejichž výdej nesl prodejní cenu, za aktuální průměrnou cenu skladu. Storno příjemky odepisuje za cenu příjmu a výdejka z úpravy přijaté faktury ruší část nákupu za cenu, za kterou zboží z té faktury přišlo. Metodu uveďte ve vnitřní směrnici firmy.

Inventura. Inventurní list je doklad s číslem: přidáte produkty, zapíšete, kolik jste napočítali, a list potvrdíte. Při zápisu počtu si aplikace uloží, kolik mělo být podle evidence právě v tu chvíli. Rozdíl se proto počítá proti stavu v okamžiku sčítání a zapíše se k datu sčítání (datu inventurního listu). Když mezi sečtením a potvrzením něco prodáte, neobjeví se to jako přebytek. Manko sníží zásobu, přebytek ji zvýší za průměrnou cenu skladu. Když sčítáte jindy než k rozvahovému dni, třeba v lednu za 31. 12., vyplňte u nového listu Stav k datu. Detail listu pak u každé položky ukáže pohyby mezi oběma dny a stav k rozvahovému dni. Potvrzený list může vlastník nebo editor stornovat. Rychlá inventura (tlačítko *Rychlá inventura* v Sklad → Inventury) vypíše produkty skladu s aktuálním stavem. Změní se jen řádky, u kterých číslo přepíšete; prázdné pole znamená beze změny, ne nulu. Jako podklad k roční inventuře použijte inventurní list. Inventurní soupis s podpisy a inventarizační zápis podle zákona o účetnictví zatím připraví vaše účetní. Dokud je inventurní list rozpracovaný, na jeho skladu nepotvrdíte výdejku, příjemku, dodací list ani převodku, nezapíšete vratku od zákazníka, nestornujete skladový doklad ani fakturu se zbožím z tohoto skladu a takovou fakturu ani nevystavíte; koncepty uložit jde. Přijatá faktura se neblokuje. Pravidelnou fakturu se skladovým zbožím automat nevystavuje nikdy, připraví jen koncept.

Sklady: sklad, na kterém je zásoba, nejde deaktivovat. Nejdřív zboží převeďte převodkou jinam nebo ho vyskladněte. Změna výchozího skladu v nastavení zásoby nepřesouvá, určuje jen, který sklad se předvyplní na nových dokladech.

Příjemka slouží k naskladnění zboží (v menu Sklad → Skladové doklady). Nejdřív ji připravíte jako koncept, po potvrzení vznikne pohyb příjem a zásoba se zvýší.

Přijatá faktura vs. příjemka: Po vystavení přijaté faktury se z řádků s vybraným produktem jednorázově zapíše příjem na sklad. Příjemka je samostatný tok; k dokladu lze volitelně vybrat přijatou fakturu, aby byla vazba vidět v historii pohybů.

Dvojí příjem: neprovádějte stejný fyzický příjem dvakrát (např. jednou automaticky z vystavené faktury a podruhé příjemkou ke stejné faktuře) — množství by se sečetlo. Řádky přijaté faktury bez produktu se automaticky nenaskladní; pokud potřebujete kusy ve skladu, upravte proces (produkt na faktuře nebo příjemka).

Když číslo nesedí: u položky otevřete historii pohybů a najděte poslední doklad, který měnil množství.

E-mail: zaúčtovanou příjemku můžete odeslat e-mailem s PDF přílohou (akce *Odeslat e-mailem* na detailu dokladu). Příjemce se předvyplní z dodavatele, předmět i text lze před odesláním upravit. Vyžaduje nastavené SMTP (jinak tlačítko vede do *Nastavení → E-mail*); odeslání se zapíše do Historie akcí.

Storno a smazání příjemky: koncept lze zrušit nebo smazat. Potvrzenou příjemku může vlastník nebo editor stornovat — přijaté zboží se odepíše protipohybem a doklad dostane stav Stornováno; vlastník ho pak může trvale smazat (pohyby v historii zůstávají). Zrušený koncept, který skladem nikdy nehnul, má stav Zrušeno. Storno nejde, pokud část přijatého zboží už odešla ze skladu (výdejkou, fakturou, převodkou nebo do výroby); detail příjemky pod lištou napíše důvod a odkáže na doklad, kterým zboží odešlo. Ten stornujte jako první. Storno nejde ani u příjemky z přijaté faktury, včetně opravné příjemky z její úpravy: zásobu řídí faktura.

Vratka od zákazníka je příjemka se štítkem Vratka. Nezakládá se tady, ale na vystavené faktuře tlačítkem Vrátit zboží (Vrácení zboží). Řádky bere z faktury, takže ji nejde kopírovat ani upravit. Stornuje se na jejím detailu a spolu s ní se smaže její koncept dobropisu. Stornovanou vratku nejde smazat, zůstává kvůli historii kusů.

Výdejky slouží k vyskladnění zboží vlastním dokladem výdejky (v menu Sklad → Skladové doklady → Nová výdejka). Po potvrzení dokladu vznikne pohyb výdeje a zásoba klesne. Když na skladu probíhá inventura, výdejku potvrdíte až po jejím dokončení; koncept se mezitím uloží. Na interní výdejce můžete místo karty zadat skupinu zaměnitelných materiálů, aplikace ji rozepíše na karty podle zásoby (viz Zaměnitelné materiály).

Účel výdeje a ocenění. U interní výdejky vyberte účel: spotřeba (výroba, provoz), prodej, vzorek, dar, manko, škoda nebo likvidace, nebo jiné. Nová výdejka má předvybranou spotřebu. U spotřeby a ostatních účelů kromě prodeje výdejka neukazuje prodejní cenu ani DPH, ale skladovou cenu: u konceptu odhad podle průměru skladu, po potvrzení skutečné ocenění, které se už nemění. Stejné ocenění je v PDF jako „Celkem v ocenění zásob“, takže účetní ví, kolik spotřeba stála. Fakturu jde vytvořit jen z výdejky s účelem prodej. Do pole Zakázka napište, pro koho nebo na co jste materiál vydali (třeba „Novák, rozvaděč Kladno“), podle zakázky pak výdejky najdete v přehledu. Účel po potvrzení změnit nejde, výdejku stornujte a založte novou. U vzorku a daru plátci DPH aplikace připomene, že bezplatné předání zboží s uplatněným odpočtem může být plněním s DPH; postup ověřte s účetní. Manko zjištěné při inventuře zapište inventurou, ne výdejkou.

Vazba na prodej: často vybíráte produkt a množství stejně jako při fakturaci. U vydané faktury může vyskladnění proběhnout v okamžiku podle stavu dokladu a pravidel modulu — podrobnosti viz sekce Vydané faktury a tento přehled skladu.

Při nesrovnalostech použijte historii pohybů u položky a sekci Historie akcí u dokladu.

Sklad na dokladu: sklad určuje, odkud se zboží odepíše, a zároveň číselnou řadu výdejky (číslo začíná kódem skladu). Zakládáte-li výdejku z objednávky nebo vydané faktury, aplikace nejdřív zobrazí potvrzení s výběrem skladu (při jediném skladu je předvybraný) a doklad založí až po potvrzení. Dokud je doklad konceptem, jde sklad změnit i dodatečně v postranním panelu — doklad se pak přečísluje z řady nového skladu. U potvrzeného dokladu už sklad měnit nelze. Totéž platí pro příjemky.

Storno a smazání výdejky: koncept lze zrušit nebo rovnou smazat. Potvrzenou výdejku (ruční nebo z objednávky) může vlastník nebo editor stornovat — zboží se vrátí na sklad protipohybem, u objednávky se sníží expedované množství a doklad dostane stav Stornováno. Zrušený koncept, který skladem nehnul, má stav Zrušeno. Stornovaný doklad může vlastník firmy následně trvale smazat; skladové pohyby (výdej i jeho storno) v historii zůstávají. Výdejku navázanou na fakturu stornovat nelze — stornujte fakturu, výdejka se od ní odpojí (viz dále). Výdejka, která vznikla úpravou přijaté faktury (štítek Oprava přijaté faktury), se samostatně stornovat nedá. Vrátí ji storno nebo smazání té faktury. Když storno nejde, detail výdejky pod lištou napíše proč a odkáže na doklad, který brání.

Dílčí dodávky: z jedné objednávky lze ze stejného skladu vystavit více potvrzených výdejek po sobě (každá načte jen zbývající množství); rozpracovaný smí být vždy jen jeden koncept. Výdejka nesmí vydat víc, než na objednávce zbývá. Když by přečerpala objednané množství, aplikace ji odmítne potvrdit, a to i u výdejky, kterou jste k objednávce doplnili ručně.

Faktura s řádky na víc skladech: založte výdejku pro každý sklad zvlášť, každá odepíše zboží ze svého skladu. Všechny výdejky k jedné faktuře dohromady nevydají víc zboží, než faktura obsahuje. Když by výdejka měla vydat víc, než zbývá, aplikace ji odmítne potvrdit a napíše, kolik ještě zbývá vydat.

Faktura na zboží, které není celé skladem: fakturu vystavíte, formulář jen červeně označí řádky, na které zásoba nestačí. Odepíše se, co na skladě je, a na chybějící kusy vznikne koncept výdejky s upozorněním *Čeká na naskladnění*. Až zboží naskladníte příjemkou nebo výrobou, výdejku potvrďte; výdej se zapíše ke dni potvrzení. Záporný stav skladu aplikace nepovolí. DUZP má odpovídat dni dodání, proto při dodávce na dvakrát zvažte fakturu jen na dodanou část.

Storno faktury a výdejka: vznikla-li faktura z výdejky (fakturace dodaného zboží), jejím stornem se výdejka jen odpojí — zboží zůstává vydané a dodávku lze vyfakturovat znovu. Výdejka vytvořená z faktury se stornem faktury ruší a zásoba se vrací.

E-mail: potvrzenou výdejku můžete odeslat e-mailem s PDF přílohou (akce *Odeslat e-mailem* na detailu). Příjemce se předvyplní ze zákazníka, předmět i text lze upravit. Vyžaduje nastavené SMTP; odeslání se zapíše do Historie akcí.

Výdejky z dodacího listu: potvrzení dodacího listu založí výdejku na každý sklad z jeho řádků. Takové výdejky se stornují přes dodací list, ne ze skladu (Dodací listy).

Převodky převádějí zboží mezi sklady (nebo mezi skladovými místy, pokud je vaše firma tak nastavená) vlastním dokladem převodky. Sestavíte řádky produktů a množství, doklad potvrdíte — zásoby se upraví na zdrojovém i cílovém skladu.

Stejná pravidla jako jinde: sledujte stav dokladu, oprávnění role a případné návazné doklady. Nevíte-li si rady, ověřte si poslední změny v historii pohybů u položky.

E-mail: zaúčtovanou převodku můžete odeslat e-mailem s PDF přílohou (akce *Odeslat e-mailem* na detailu). Převodka nemá vazbu na kontakt, proto příjemce zadáte ručně. Vyžaduje nastavené SMTP; odeslání se zapíše do Historie akcí.

Storno a smazání převodky: koncept lze zrušit nebo smazat. Potvrzenou převodku může vlastník nebo editor stornovat — zboží se vrátí z cílového do zdrojového skladu protipohyby za původní cenu a doklad dostane stav Stornováno; vlastník ho pak může trvale smazat (pohyby v historii zůstávají). Zrušený koncept má stav Zrušeno. Storno nejde, pokud část převedeného zboží už z cílového skladu odešla; detail převodky napíše důvod a odkáže na doklad, kterým zboží odešlo. Převodku, která vznikla úpravou přijaté faktury, stornuje jen storno té faktury.

Co převodka neumí: produkty se sériovými čísly zatím převést nejde, aplikace je na převodce odmítne. Datum převodky nesmí být v budoucnosti.

Výroba je pro firmy, které z nakoupeného materiálu skládají vlastní výrobky: dárkové koše, kosmetiku, sady v krabičkách. U produktu napíšete, z čeho se skládá, a pak zadáte, kolik kusů jste vyrobili. Aplikace odepíše materiál ze skladu, naskladní hotový výrobek a spočítá, na kolik vás vyšel. Jinde se tomu říká kusovník nebo receptura.

Složení výrobku. Nový výrobek založíte v Sklad → Výroba tlačítkem *Nový výrobek*, nebo při zakládání produktu zaškrtnete *Vyrábím ho ze skladového materiálu*. Po uložení se rovnou otevře stránka se složením. Složení můžete napsat i později: výrobek najdete v Produkty pod filtrem *Výrobky* se štítkem *Chybí složení*. Dokud složení nemá, nabídka *Zapsat výrobu* ho ukáže zašedlý. Když výrobek zakládáte z formuláře *Zapsat výrobu*, tlačítkem *Uložit a pokračovat ve výrobě* se do něj vrátíte i s počtem kusů a skladem. U produktu, který už máte, zvolte na kartě v panelu Složení *Napsat složení*. Materiál musí být předem založený jako produkt. Najděte materiál a zadejte, kolik ho padne na jeden kus. Když mícháte po dávkách, přepněte na *na dávku* a zadejte, na kolik kusů dávka vyjde, třeba 5 l krému na 20 kelímků. Množství může být desetinné. Do složení nejdou služby. Materiálem může být i jiný výrobek: nejdřív ho vyrobíte zvlášť (třeba osazenou desku) a pak ho spotřebujete jako každý jiný materiál; aplikace hlídá, aby se výrobek nepoužil sám v sobě. Materiál se sériovými čísly se zadává v celých kusech. Stránka hned ukáže orientační cenu výrobku a kolik kusů ze současných zásob vyrobíte.

Sériová čísla ve výrobě. Když má výrobek zapnutá sériová čísla, každý vyrobený kus dostane své číslo. U produktu si můžete nastavit vzor, třeba SRV-{RRRR}-{####}; číslo se pak doplní samo. Když vzor obsahuje rok, pořadí začíná každý rok od jedné. Číslo jde také přepsat nebo načíst čtečkou. U materiálu se sériovými čísly vyberete konkrétní kusy, a když vyrábíte víc kusů najednou, určíte, který kus materiálu šel do kterého výrobku. Na stránce kusu pak uvidíte, z čeho je výrobek složený a do kterého výrobku se materiál zabudoval. Storno výroby vrátí materiál na sklad a čísla výrobku zneplatní; znovu je použijete jen tak, že je výslovně napíšete.

Práce a režie. Pod materiálem můžete přidat řádky s částkou na kus, třeba montáž nebo elektřinu. Připočtou se k ceně výrobku, sklad neovlivní. Patří sem jen náklady, které firma skutečně zaplatila a které s výrobou přímo souvisejí, například mzda zaměstnance, který koše skládá. Nepatří sem náklady na prodej (doprava k zákazníkovi, reklama), běžná správa firmy ani vlastní práce živnostníka, protože mzdu si nevyplácíte a není to náklad.

Výroba krok za krokem. V menu Sklad → Výroba zvolte *Zapsat výrobu* a vyberte výrobek, počet kusů a sklad. Spotřeba se doplní ze složení. Pro tuhle výrobu ji můžete upravit, přidat náhradní materiál nebo řádek odebrat; kartu produktu to nezmění. Když místo materiálu ze složení použijete jinou kartu se stejnou jednotkou (třeba filament jiné značky), klikněte u řádku na Vyměnit: náhrada převezme množství i normu na kus, takže se při změně počtu kusů přepočítá, a na dokladu je vidět, co nahradila. Panel Dopad na sklad průběžně ukazuje, co se odepíše, kolik zbyde a za kolik se výrobek naskladní. Tlačítkem *Vyrobit* výrobu potvrdíte: materiál se odepíše, výrobek se naskladní a vznikne doklad s číslem z řady skladu. Z detailu si stáhnete Výrobní list v PDF. Když na skladu probíhá inventura, vyrobit půjde až po jejím dokončení. Výrobu zapíšete i z karty výrobku v panelu Složení. Tam najdete také *Historii výroby* se všemi výrobami toho výrobku.

Když materiál nestačí. Koncept uložíte vždy, i bez materiálu. Potvrdit ho ale nejde, protože sklad nesmí jít do minusu. Panel ukáže, který materiál chybí, kolik ho chybí a kolik kusů jde vyrobit teď. Menší počet vyrobíte jedním klikem. Druhá možnost je *Naskladnit chybějící materiál*: aplikace připraví příjemku s chybějícím množstvím a po jejím potvrzení vás vrátí zpátky na výrobu. Když je materiál na jiném skladu, panel to napíše; přepněte sklad, nebo udělejte převodku.

Jak se počítá cena. Materiál se oceňuje průměrnou skladovou cenou na skladu, ze kterého vyrábíte, a přičte se k němu práce a režie. Součet vydělený počtem kusů je skladová cena výrobku. Prodejní ani ceníková cena se do výpočtu nedostane. Kusy se sériovým číslem nemají vlastní cenu, i ony se počítají průměrem skladu. Výrobek použitý jako materiál se naskladní za cenu ze své výroby a do další výroby jde průměrnou cenou jako ostatní materiál. Když stejný produkt nakupujete i vyrábíte, nákupy i výroba se slijí do jedné průměrné ceny. Materiál, který byl naskladněný bez ceny, výroba odmítne, aby výrobek nevznikl z ničeho; naskladněte ho s cenou, nebo opravte příjemku, kterou přišel. Při potvrzení můžete zaškrtnout, že se cena za kus uloží jako vlastní náklady výrobku. Výrobky, které jste vyrobili ještě před zavedením aplikace, zadejte při založení výrobku jako počáteční stav a vyplňte k nim vlastní náklady za jednotku. Materiál se přitom neodepisuje a bez ceny by se zásoba ocenila nulou. Jak výrobky oceňujete, je dobré popsat ve vnitřní směrnici. Když si nejste jistí, poraďte se se svou účetní.

Storno. Potvrzenou výrobu může vlastník nebo editor stornovat. Materiál se vrátí na sklad za původní cenu a výrobek se odepíše. Doklad zůstane v evidenci jako stornovaný a smazat ho nejde, protože je to účetní doklad. Když už část výrobku odešla fakturou, výdejkou nebo převodkou, storno nejde; nejdřív stornujte ten doklad. Totéž platí, když se výrobek už spotřeboval v další výrobě: stornujte nejdřív tu vyšší. Stejně tak nejde stornovat příjemku ani stornovat či smazat přijatou fakturu, pokud se z jejich materiálu už vyrábělo, dokud nestornujete výrobu.

Co výroba nedělá. Neplánuje kapacity ani operace a nezná rozpracovanou výrobu ani demontáž. Výroba na vlastní sklad není zdanitelné plnění, do přiznání k DPH ani do kontrolního hlášení nic nezapisuje. Výroba je součástí tarifu Profi a vyšších.

Některý materiál kupujete od víc výrobců a ve výrobě je vám jedno, který použijete: mouku ze dvou mlýnů, jistič stejných parametrů od dvou značek, černý filament od Prusamentu i Polymakeru. Každá značka má svou skladovou kartu, protože má jinou cenu, jiný kód dodavatele a při reklamaci potřebujete vědět, odkud byla. Skupina zaměnitelných materiálů tyto karty spojí. Ve složení výrobku pak místo konkrétní karty uvedete skupinu.

Založení skupiny. V menu Sklad → Výroba klikněte na odkaz Zaměnitelné materiály (firma bez výroby má Zaměnitelné materiály přímo v menu Sklad) a pak na Nová skupina (zakládat a upravovat skupiny může vlastník, účetní nebo editor firmy, ostatní je jen prohlížejí). Zadejte název, jak materiál běžně nazýváte, a přidejte karty. Pořadí karet je pořadí čerpání: při výrobě se bere nejdřív z první karty, a co chybí, z další. Pořadí změníte tlačítky Výš, Níž a Na začátek.

Které karty do skupiny patří. Jen rovnocenné karty se stejnou jednotkou. Jistič 6 kA a 10 kA do jedné skupiny nedávejte, aplikace parametry nehlídá. Surovinu na váhu nebo objem veďte v kg nebo l, balení je jen způsob nákupu (pytel 25 kg a 20 kg mohou být ve skupině spolu). Velikost balení (cívka 1 kg, Dualpack 2 kg) zadejte na kartě v gramech jako nákupní balení, ne jako novou kartu; kartu vedenou po kusech převedete na kartě odkazem *Převést na základní jednotku* v panelu Nákupní balení. Karty vedené po kusech musí mít stejné balení: cívka 1 kg s cívkou 1 kg, ne s cívkou 0,75 kg, jinak by 0,25 ks znamenalo pokaždé jiné množství. Proto musí mít kusová karta vyplněné jmenovité množství (v části Doprava a balení), když ho má jiná karta ve skupině; bez něj ji aplikace do skupiny nepustí. Návrh výroby kartu s jiným balením, než má výchozí karta složení, přeskočí a napíše proč. Do skupiny nepatří služby, karty se sériovými čísly ani výrobky, které sami vyrábíte. Karta může být jen v jedné skupině a dokud ve skupině je, nejde jí změnit jednotku ani vyplněné balení; chybějící jmenovité množství doplnit jde.

Ve složení výrobku vyhledejte skupinu stejně jako materiál, ve výběru je označená štítkem skupina. Ve složení uvidíte pořadí čerpání, zásobu celé skupiny a cenu jako rozpětí od nejlevnější po nejdražší kartu. Když už máte složení s konkrétními kartami, otevřete detail skupiny a použijte Použít skupinu ve složeních. Uvidíte seznam složení, u každého zaškrtávací políčko, a nic se nezmění, dokud nepotvrdíte. Hromadně to může udělat vlastník nebo účetní, vrácení je ruční.

Při zápisu výroby aplikace sama navrhne, z kterých karet se bere, podle zásoby na skladu výroby, i rozděleně (300 g z jedné cívky, 400 g z druhé). Když chcete začít jinou kartou (načatý pytel, cívka v tiskárně), vyberte ji v Čerpat nejdřív z. Množství můžete přepsat ručně, řádek pak dostane štítek upraveno ručně a při změně počtu kusů se nepřepočítá; Navrhnout znovu vrátí návrh. Výroba odepíše skutečně vybrané karty a každou ocení její průměrnou skladovou cenou. Detail i PDF výroby ukazují, která skupina byla požadovaná a z jakých karet se vzalo.

Na interní výdejce (bez faktury, objednávky a dodacího listu) klikněte pod položkami na Přidat skupinu materiálu, vyberte skupinu a zadejte množství, třeba 200 ks šroubů M6×20, které kupujete od dvou dodavatelů. Aplikace množství rozepíše na karty podle pořadí čerpání a zásoby skladu výdejky. Prodejní cenu, DPH a slevu zadáte u skupiny a platí pro všechny její řádky; faktura vytvořená z výdejky má řádek za každou kartu, takže zákazník vidí skutečné zboží. Rozpis můžete upravit ručně, Navrhnout znovu ho vrátí, a po změně skladu se automatický rozpis přepočítá. Kopie výdejky rozepíše skupinu znovu nad aktuální zásobou. Detail i PDF výdejky ukazují řádek Požadováno se skupinou a kartami. Na výdejce k faktuře, objednávce nebo dodacímu listu skupinu zadat nejde, tam vyberte konkrétní kartu.

Na co myslet. Skupina nehlídá trvanlivost ani šarže. U potravin a kosmetiky dejte na první místo kartu, kterou chcete spotřebovat dřív. Minimální zásobu nastavte na kartě, kterou dokupujete, ostatním nechte 0. Novou značku do skupiny přidejte, jinak ji výroba neuvidí; detail skupiny ukazuje karty stejné jednotky, které ve skupině nejsou, a tlačítkem Přidat do skupiny kartu rovnou zařadíte na konec pořadí.

Část Nastavení v menu sdružuje vše pro provoz konkrétní firmy – liší se od Zákaznického účtu, který řeší jen předplatné služby OmniFlow.

Obrazovky a účel:

Firma – identita pro doklady (název, IČO/DIČ, adresa, logo, barvy). Po vystavených dokladech mohou být některé údaje uzamčené nebo měnitelné jen omezeně. Slovenská firma tu vyplňuje IČ DPH (SK a deset číslic), česká DIČ; podrobnosti u Kontakty.
Výrobci – výrobci zboží s adresou a kontaktem, u výrobce mimo EU i odpovědná osoba v EU. Výrobce přiřadíte produktu ve formuláři produktu (viz Produkty). Archivovat a mazat výrobce může jen vlastník, obnovit archivovaného i účetní a editor.
Fakturace – číselné řady, výchozí splatnost, měna, jazyk PDF dokladů pro celou firmu (při volbě „Podle země firmy“ má slovenská firma doklady slovensky, ostatní česky), vzhled tabulky položek v PDF, návaznost na účty.
Bankovní účty – údaje pro blok „úhrada“ na dokladu, výchozí účet. Platební QR na PDF a v detailu vydané faktury nebo zálohy: při českém IBAN u zvoleného účtu a měně dokladu CZK se použije český standard SPD, při slovenském IBAN a měně EUR slovenský standard PAY by square; v ostatních kombinacích zůstávají údaje pro převod v textu a QR se nepřidává.
E-mail – odchozí pošta (SMTP); bez ní neodejdou e-maily s přílohami. Při volbě Servery OmniFlow odcházejí doklady z adresy OmniFlow s vaším jménem a odpovědi zákazníků chodí na váš e-mail. Najdete tu i denní limit odeslaných e-mailů a kolik z něj dnes zbývá (Exporty a e-maily). Tlačítko Otestovat připojení pošle skutečnou zprávu — přes servery OmniFlow jen na e-mail některého uživatele firmy, přes vlastní SMTP kamkoli. Když test neprojde, hláška je vždycky stejná a odpověď trvá stejně dlouho; co přesně selhalo, se z ní nedozvíte. Skutečný důvod máme v záznamech a podpora ho na požádání dohledá.
E-mailové šablony – texty doprovázející odeslané PDF. Výchozí texty jsou v jazyce dokladů firmy, vlastní text si napíšete v jakémkoli jazyce.
Uživatelé – kdo má přístup k firmě, role, pozvánky (Uživatelé a přístupy).
Upozornění (jen vlastník) – výchozí kanály (v aplikaci / e-mail) pro typy událostí u nových členů firmy; každý uživatel si své předvolby dále upraví v Profil a účet.
Kategorie produktů – strom kategorií pro řazení produktů v katalogu.
Odkazy na fakturaci předplatného organizace vedou do stejných obrazovek jako sekce nápovědy Zákaznický účet.

Jazyk dokladů se nastavuje v části Fakturace a platí pro celou firmu. Bez nastavení se řídí zemí firmy: slovenská firma má doklady slovensky, ostatní česky. Slovenské firmě doporučujeme slovenštinu. Vystavenou fakturu si OmniFlow uloží a po změně jazyka zůstane v jazyce, ve kterém jste ji vystavili. Když ji potom upravíte, uloží se nová podoba už v novém jazyce. Zálohy, DDPP, dobropisy a dodací listy se neukládají a při každém stažení se vytvoří znovu, takže po změně jazyka vyjdou v novém jazyce i ty starší.

Před první fakturou a dopady změn: Před první fakturou.

Minimální předpoklad před první fakturou:

uložená Firma + Fakturace (řady),
pro e-mail odeslání nastavené SMTP.

Výsledek změn:

nová čísla dokladů podle aktuálních řad,
PDF okamžitě odráží logo a barvy po uložení,
pozvaný kolega se objeví mezi uživateli až po přijetí pozvánky.

OmniFlow má REST API pro čtení dat firmy externími systémy (e-shop, účetní software, reporting). Kompletní technická dokumentace s testovací konzolí je veřejně na adrese /api/docs (anglicky).

Vytvoření klíče (jen vlastník firmy, v Nastavení → API klíče):

zadejte název podle systému, který se připojuje (např. „Napojení e-shopu“),
zvolte oprávnění: „Jen čtení (vše)“ pokryje většinu integrací; „Vlastní…“ omezí přístup po modulech (Kontakty / Produkty a sklad / Vydané faktury),
zvolte platnost (30/90/365 dní, doporučeno 90) — „Neomezeně“ jen vědomě, klíč pak platí do ruční revokace,
volitelně omezte klíč na konkrétní IP adresy (výrazně ztíží zneužití při úniku).

Klíč se zobrazí jen jednou — hned si ho zkopírujte. Ukládáme pouze otisk, znovu ho nikdo nezobrazí (ani podpora). Při ztrátě použijte Rotovat: vznikne nový klíč se stejným nastavením a starý přestane platit za 7 dní.

Seznam klíčů ukazuje maskovaný klíč, oprávnění, kdo a kdy klíč vytvořil, konec platnosti (blížící se je zvýrazněný) a poslední použití (kdy + z jaké IP) — nepoužívané klíče revokujte. Revokace je okamžitá a nevratná.

Bezpečnost:

klíč patří firmě (odchod uživatele integraci nerozbije), oprávnění určují jen zvolené scopes,
o vytvoření i revokaci klíče dostanou všichni vlastníci upozornění (zvoneček + e-mail dle předvoleb, kanál „Události API klíčů“),
účetní vidí seznam jen pro přehled, editor sekci nevidí,
API má limity 60 požadavků/min a 5 000/den na klíč.

V uživatelském menu je položka Zákaznický účet. Totéž téma najdete v Nastavení firmy na záložkách Předplatné (zákaznický účet) a Faktury za předplatné. Vše řídí předplatné služby OmniFlow, ne vaše vlastní doklady zákazníkům.

Co zde spravujete:

fakturační údaje odběratele služby (kdo platí předplatné Provozovateli OmniFlow, OmniSys s.r.o.),
aktuální plán, licence a limity (např. počet firem, kontaktů, objem dokladů dle vaší sazby),
historii vyúčtování předplatného a stav platby.

Vztah k firmě z nabídky modulů:

Údaje zde netisknou se na vaši vydanou fakturu zákazníkovi.
Limity však mohou zablokovat nový kontakt nebo zakázat akci při překročení plánu – v tom případě řešíte upgrade nebo úpravu předplatného.

Kolik firem si můžete založit. Vedle limitu z předplatného platí ještě strop na jeden přihlašovací účet a brzda na počet nově založených firem za den. Obojí je proti hromadnému zakládání a běžného zákazníka to nepotká. Když na to narazíte a firmy skutečně potřebujete, napište na podpora@omniflow.cz.

Oprávnění a propis dat: Oprávnění a propis.

Kdo může měnit:

některé položky jen vlastník zákaznického účtu,
běžní uživatelé firmy sem mohou mít jen čtení.

Propis dat:

změna adresy plátce předplatného se ukládá u organizace a může se propsat do souvisejících údajů pro vyúčtování služby (např. kontaktní údaje na faktuře za OmniFlow),
operativní doklady (faktury zákazníkům) zůstávají v modulech Vydané faktury atd.

Modul Historie akcí je časová osa událostí ve firmě.

K čemu slouží:

dohledání kdo a kdy změnil stav dokladu,
kontrola odeslání e-mailů a automatických kroků,
řešení sporů „kdo to změnil“.

Jak číst záznam:

čas,
typ akce,
uživatel,
dotčený modul/doklad.

Kolik z historie uvidíte, závisí na vaší roli ve firmě: vlastník vidí všechno, účetní vše kromě změn v nastavení firmy a editor jen doklady, sklad a katalog.

Při problémech je to první místo, kde ověřit, co se stalo před chybou.

Exporty a e-maily jsou u každého dokladového modulu dostupné jako akce na přehledu nebo detailu.

Formáty:

PDF – vizuálně shodné s tiskovým výstupem (faktura, nabídka, záloha, dobropis, přijatá faktura apod.); u vydané faktury a zálohy může PDF odpovídat také standardu vhodnému pro import do účetnictví (může obsahovat vložený ISDOC).
ISDOC – samostatné XML u vydané faktury a zálohy pro přenos do účetního programu (tlačítko ke stažení na detailu po vystavení).
CSV / XML / ZIP – další výstupy vhodné pro účetnictví nebo další programy (konkrétní nabídka závisí na modulu a tlačítku v přehledu).
Katalog produktů (CSV) na stránce Exporty – všechny produkty a služby se všemi poli včetně výrobce, hmotností a rozměrů; sloupce se jmenují stejně jako pole v API.

Jak export „co exportuje“:

bere vždy aktivní firmu,
bere aktuální filtry v přehledu (datum, stav, partner…),
bere jen řádky, na které má uživatel právo na daný export: fakturační exporty jsou pro vlastníka a účetní, skladové i pro editora.

E-mail:

používá SMTP z Nastavení → E-mail,
často přikládá PDF stejné jako manuální stažení; u faktury a zálohy lze zvolit i přiložení ISDOC,
výsledek pokusu uvidíte jako krátké hlášení nad stránkou a v Historii akcí tam, kde se odeslání zaznamenává.

Kolik adres a kolik zpráv. Jedna zpráva může mít nejvýš tři adresy: pole „Komu“ a „Kopie“ se sčítají dohromady. Když doklad potřebuje víc lidí, rozdělte odeslání do dvou e-mailů. Pro firmy, které odesílají přes servery OmniFlow, platí navíc denní limit 20 odeslaných e-mailů. Když posíláte přes vlastní SMTP server, limit se vás netýká. Kolik vám dnes ještě zbývá, vidíte v Nastavení → E-mail. Když vám limit nestačí, napište na podpora@omniflow.cz a zvedneme ho. Zprávy, které posílá aplikace sama (kód pro přihlášení, obnova hesla, pozvánka kolegovi), se do limitu nepočítají.

Historie akcí v uživatelském menu shrnuje záznamy o změnách a odesláních – užitečné, když hledáte, kdo změnil stav nebo odeslal doklad.

Modul Pohyby na účtu ukazuje platby ze všech vašich bankovních účtů. Pohyby do aplikace posílá banka e-mailem (upozornění na pohyb na účtu), nic nenahráváte ručně.

U banky, kterou umíme přečíst, nemusíte dělat nic. Jakmile zpráva dorazí, vznikne z ní pohyb a ten se sám spáruje s vydanou, zálohovou nebo přijatou fakturou, když na jeden neuhrazený doklad sedí variabilní symbol a částka. Když sedí na víc dokladů, najdete pohyb v záložce Návrhy k potvrzení.

Pohyb bez faktury v aplikaci je běžný stav. Do aplikace chodí všechny pohyby na účtu včetně plateb kartou, poplatků nebo převodů mezi vlastními účty. Párovat je s fakturou nemusíte, zaúčtovat (v daňové evidenci zapsat) a doložit ano: dokladem je výpis z banky (ne zpráva v aplikaci), u nákupu kartou účtenka.

Podporované banky se postupně rozšiřují: návod pro konkrétní banku najdete pod touto kapitolou (aktuálně Air Bank a ČSOB). U ostatních bank se zpráva uloží a počká, dokud pro banku čtení e-mailů nedoplníme. Přijaté zprávy najdete v záložce Zprávy od banky: vlevo seznam se stavem (zpracováno, čeká, nelze zpracovat, nepřijato), vpravo detail zprávy s pohyby, které z ní vznikly. Zprávu od neznámého odesílatele tam přijmete jednorázově, nebo odesílateli u účtu důvěřujete. Zprávu najdete podle předmětu, odesílatele i podle platby: hledání prochází i pohyby, které ze zprávy vznikly (protistrana, VS, částka, zpráva pro příjemce). Kliknutím na pohyb v detailu zprávy ho otevřete v Pohybech a z detailu pohybu se odkazem vrátíte na zprávu. Nepřijaté a čekající zprávy ještě pohyby nemají, podle platby je hledání nenajde. Období vybere zprávy přijaté v daném měsíci nebo roce a také zprávy s pohybem z tohoto období, takže platba z 30. září oznámená 1. října je vidět v září.

Jak s přehledem pracovat: Stavy a postup párování. Nastavení účtu a uchovávání zpráv: Nastavení banky a zprávy. Konkrétní banky: Air Bank, ČSOB. Bezpečnost příjmové adresy: Bezpečnost a příjem pošty.

Přehled pohybů

Vlevo je seznam pohybů, vpravo detail vybraného pohybu. Nahoře vyberete účet a období a můžete hledat podle protistrany, zprávy pro příjemce, variabilního symbolu nebo částky. Klávesami ↑ a ↓ přecházíte mezi pohyby. Na telefonu se detail otevře přes celou obrazovku.

Záložky podle stavu

Návrhy k potvrzení — aplikace našla doklad, ale potřebuje vaše potvrzení (typicky víc dokladů se stejným VS a částkou). Když něco čeká, stránka se otevře právě tady. Návrhy s jedním dokladem můžete zaškrtnout a potvrdit najednou.
Bez dokladu — pohyb zatím k žádnému dokladu nepatří. To je v pořádku, doklad můžete připojit, ale nemusíte.
Spárované — pohyb uhradil doklad. V detailu vidíte, se kterým, a jestli se spároval automaticky, nebo kdo ho spároval. Zrušit párování vrátí doklad do stavu před platbou. Když k faktuře existuje vystavený dobropis, počítá se s ním: faktura zůstane uhrazená jen tehdy, když ji dobropis a ostatní platby pokryjí. Když se částka na dokladu liší od banky jen o zaokrouhlení (nejvýš o 0,50 v jakékoli měně, třeba 170,46 zaplacených jako 170), zapíše se úhrada ve skutečné výši a rozdíl jako samostatný řádek Vyrovnání zaokrouhlení. Rozdíl zaúčtuje účetní jako haléřové vyrovnání (ostatní náklad nebo výnos). DPH se nemění, nejde o opravu základu daně. Větší rozdíl aplikace sama neodepíše: doklad zůstane částečně uhrazený a v detailu pohybu ho vlastník nebo účetní může uzavřít jako bankovní poplatek (u zahraniční platby, kdy banka poplatek strhla z připsané částky; nejvýš 1 000 Kč nebo 50 €) nebo odepsat rozdíl (nejvýš desetinu dokladu, s dnešním datem, DPH se nemění). Větší zbytek je splátka nebo spor a aplikace ho uzavřít nenabídne. Sleva nebo reklamace patří na dobropis, ne do poplatku ani odpisu. Zrušení párování smaže i poplatek a odpis.
Mimo párování — pohyby, které jste tlačítkem Vyřadit z párování vyřadili, třeba platby kartou nebo poplatky. V ostatních záložkách se nezobrazují a v detailu je kdykoli vrátíte. Zaúčtovat a doložit je musíte dál (výpisem, účtenkou), jen je v aplikaci nepárujete s fakturou.

Jak spárovat pohyb s dokladem

1. Klikněte na pohyb. V detailu uvidíte celou zprávu z banky, variabilní symbol a účet protistrany.

2. Pod tím jsou neuhrazené doklady ve stejné měně, které k pohybu sedí. U každého je vidět proč: shoda VS, částky nebo protistrany.

3. Vyberte doklad a klikněte Spárovat s vybraným dokladem. Když správný doklad v nabídce není, najdete ho přes Hledat jiný doklad podle čísla, firmy nebo VS.

Příchozí platbu lze spárovat s vydanou nebo zálohovou fakturou, odchozí s přijatou fakturou. Doklad musí být ve stejné měně jako pohyb.

Co proběhne samo a co ne

Zpráva od podporované banky se po doručení rozebere na pohyby a jednoznačná shoda se hned spáruje.
Platby kartou většinou nemají variabilní symbol ani účet protistrany, takže se automaticky nepárují. Doklad k nim připojíte ručně přes hledání, nebo je vyřadíte z párování.
Zkusit spárovat automaticky projde pohyby bez dokladu znovu. Hodí se, když jste doklad založili až po platbě.
Přijatá faktura nahraná z ISDOC (elektronická faktura v českém formátu ISDOC) se spáruje i bez shody variabilního symbolu, když platba odešla na účet dodavatele uvedený v ISDOC, částka se liší nejvýš o 0,50 a platba proběhla nejvýš 3 dny před splatností nebo po ní. Pomůže to u e-shopů, které při platbě uvádějí číslo objednávky místo čísla faktury. Když takhle k platbě sedí víc faktur, aplikace je jen nabídne k potvrzení. V historii dokladu je vidět, že se párovalo bez variabilního symbolu a podle čeho. Faktura zadaná ručně účet dodavatele nemá, takže se tímto způsobem nepáruje.
V Nastavení → Bankovní účty můžete u každého účtu vypnout volbu Párovat i platby s rozdílem do 0,50. Platba, která se od dokladu liší nejvýš o 0,50, pak počká v záložce Návrhy k potvrzení a přijaté faktury se bez shody variabilního symbolu nepárují.
Když u pohybu chybí variabilní symbol, ale přesně sedí částka a jméno protistrany na jediný neuhrazený doklad, objeví se v Návrzích k potvrzení. Sám se nespáruje a hromadně ho potvrdit nejde, rozhodujete v detailu pohybu. Jeden doklad dostane nejvýš jeden takový návrh.
Nad seznamem jsou součty příjmů a výdajů za zvolený filtr a tlačítko Export CSV — pomůcka pro účetní, výpis z banky to nenahrazuje. Součty zahrnují jen pohyby, o kterých banka poslala upozornění.
U Vyřadit z párování můžete vybrat důvod (platba kartou, poplatek nebo úrok, převod mezi účty, hotovost, vklad nebo výběr majitele, úvěr, daně, mzdy, vratka) a připsat poznámku. V detailu pohybu je rozbalitelná historie: kdo a kdy pohyb spároval, vyřadil nebo vrátil.
Zprávu od neznámého odesílatele můžete v záložce Zprávy od banky také zamítnout — nic se z ní nezpracuje a jde vrátit.
Zprávy, které na rozbor teprve čekají, zpracujete v záložce Zprávy od banky tlačítkem Zpracovat čekající soubory.
V levém menu nápovědy pod Pohyby na účtu najdete stránku pro konkrétní banku (např. Air Bank) a sekci Bezpečnost a příjem pošty.

Jak aplikace pozná banku

Z českého čísla účtu ve tvaru předčíslí-číslo/kód banky (čtyři číslice za lomítkem).
Nebo z českého IBAN (kód banky je v IBAN zakódovaný stejně jako u domácího čísla).

Podle kódu banky uvidíte v Nastavení → Bankovní účty u karty účtu, zda pro tuto banku už umíme z textu e-mailu automaticky doplnit údaje o platbě, nebo zatím jen zprávu uchováváme bez rozboru. Seznam podporovaných bank se v čase rozšiřuje; každá podporovaná banka má v nápovědě vlastní stránku pod touto kapitolou.

Kde nastavit příjem e-mailů

V Nastavení → Bankovní účty v dialogu úpravy účtu (blok o příjmu zpráv od banky; formulář vlevo nebo karta vpravo) si nechte zobrazit nebo vytvořte příjmovou adresu, pokud ji váš účet a nastavení firmy nabízí.
V internetovém bankovnictví nastavte zasílání upozornění nebo zpráv na tuto adresu. Adresu nepublikujte a nesdílejte zbytečně — viz Bezpečnost a příjem pošty.

Profil vzoru e-mailu: kdy ho nastavovat

U banky, kterou umíme přečíst, se vzor dopočítá sám podle kódu banky — pole necháte prázdné a řádky plateb vzniknou hned po doručení zprávy.
Vyplňujete ho jen tehdy, když vás k tomu vyzve hláška v záložce Zprávy od banky.
U banky, pro kterou čtení e-mailů zatím nemáme, se zpráva uloží a v přehledu zůstane bez řádků. Až podporu doplníme, otevřete uloženou zprávu a necháte ji zpracovat znovu.

Kde je pole „Profil vzoru e-mailu banky“

V Nastavení → Bankovní účty (záložka uvnitř Nastavení firmy). Účet může upravovat jen vlastník firmy.
Pole je ve formuláři vlevo v rámečku o příjmu zpráv od banky (pod číslem účtu, IBAN a názvem banky). V kartě účtu vpravo je přehled a odkaz Otevřít výběr vlevo.
Odkaz z výstrahy v záložce Zprávy od banky otevře úpravu účtu přímo u tohoto pole.

Profil ve firmě

V rozbalovacím seznamu zvolte položku odpovídající vaší bance. U Air Bank a ČSOB to potřeba není — vzor se dopočítá z kódu banky. Podrobnosti najdete na stránce nápovědy pro konkrétní banku (např. Air Bank).

Uchovávání přijatých zpráv

Zprávy, u kterých žádná platba není spárovaná s dokladem, uchováváme 90 dní od přijetí. Potom se smaže uložený e-mail, pohyby z něj v aplikaci zůstanou a dají se dál párovat i exportovat. Zprávy bez jediného pohybu (nepřijaté, nezpracovatelné, zamítnuté) se po 90 dnech smažou celé. Zprávy se spárovanou platbou zůstávají celé. Dokladem pro účetnictví je výpis z banky, ne zpráva v aplikaci.

Tato stránka nápovědy je jen pro Air Bank (kód 3030). Obecné pohyby na účtu, stavy návrh / spárováno / zrušení párování a bezpečnost popisuje Pohyby na účtu a pod ní Bezpečnost a příjem pošty.

Air Bank má v aplikaci podporované čtení českých textových upozornění z e-mailu (typicky pohyb na účtu s částkou a variabilním symbolem). Pokud má více vašich dokladů stejný VS i částku, systém vytvoří návrh a musíte vybrat správnou fakturu nebo zálohu — viz Stavy a postup párování.

Co stačí nastavit

Příjmová adresa — v Nastavení → Bankovní účty u účtu 3030/IBAN Air Bank; v bance nastavit zasílání upozornění na tuto adresu.
A to je vše. Profil vzoru e-mailu nechte prázdný — u Air Bank se dopočítá z kódu banky. Doručená zpráva se rozebere a jednoznačná platba spáruje sama, bez dalšího kliknutí.
Zbývá vám jen vybrat správný doklad v záložce Návrhy k potvrzení tam, kde stejnému VS a částce odpovídá víc dokladů, případně doklad k pohybu najít ručně v jeho detailu.

Kde přesně kliknout (vlastník firmy)

Nastavení → Bankovní účty → Upravit u účtu → vlevo dole v modrém rámečku rozbalit Profil vzoru e-mailu banky. Na kartě účtu vpravo je odkaz Otevřít výběr vlevo, pokud hledáte pole jen vpravo.

Pokud se transakce nevytvoří

Otevřete doručenou zprávu v přehledu pohybů — uvidíte u ní důvod. Typicky jde o jiný formát těla e-mailu (čekáme českou textovou notifikaci) nebo o odesílatele, kterého se nepodařilo ověřit. Ze zprávy jde zkusit zpracování znovu.

Pokud v seznamu profilů chybí vaše banka

Doplňování vzorů e-mailů a rozšíření podpory dalších bank řeší podpora OmniFlow. Napište na podpora@omniflow.cz.

Tato stránka nápovědy je jen pro ČSOB (kód 0300). Obecné pohyby, párování a bezpečnost: Pohyby na účtu, Stavy a postup párování, Bezpečnost a příjem pošty.

ČSOB posílá upozornění typicky jako HTML e-mail s tabulkou Parametry platby (účet, protistrana, částka se znaménkem + / −, variabilní symbol, zpráva pro příjemce). Aplikace z něj načte jeden pohyb na zprávu. U přijatého platebního příkazu (text „přijali následující příkaz“) se čte odchozí částka a datum splatnosti.

Co stačí nastavit

Příjmová adresa — Nastavení → Bankovní účty u účtu 0300; v ČSOB nastavit zasílání na tuto adresu (odesílatel bývá @csob.cz).
Profil vzoru e-mailu nechte prázdný — aplikace pozná banku z čísla účtu a parser si doplní sama.
Doručená zpráva se rozebere a jednoznačná platba spáruje bez dalšího kliknutí. Zbývá vybrat doklad v záložce Návrhy k potvrzení, kde je kandidátů víc, případně doklad k pohybu najít ručně v jeho detailu.

Pokud se transakce nevytvoří

Ověřte, že e-mail obsahuje tabulku s řádkem Částka (+ nebo − a částka v CZK).
Otevřete tu zprávu v přehledu pohybů — je u ní důvod a tlačítko, kterým zpracování spustíte znovu.

Pokud v seznamu profilů chybí vaše banka

Doplňování vzorů e-mailů a rozšíření podpory dalších bank řeší podpora OmniFlow. Napište na podpora@omniflow.cz.

Příjmová adresa vypadá jako běžný e-mail s dlouhým náhodným názvem před zavináčem — je to váš soukromý kanál pro zprávy od banky. Kdo adresu zná, může na ni poslat e-mail stejně jako banka, proto ji chraňte jako heslo.

Co z toho plyne pro vás

Adresu nepublikujte na webu, do fór ani do veřejných návodů.
Nesdílejte ji v e-mailu širšímu okruhu, než je nutné; ideálně ji zadáte jen v internetovém bankovnictví.
Pokud máte podezření, že adresa unikla, zrušte ji v Nastavení → Bankovní účty (zrušení příjmové adresy) a nechte si vytvořit novou.
I podvodný e-mail s textem o platbě sám o sobě neotevře vaše přihlášení ani nezmění doklady — riziko je hlavně v tom, že zpráva dorazí do aplikace a někdo ji omylem spáruje s fakturou. Proto u návrhů vždy ověřte doklad.

Jak aplikace pozná zprávu od banky

Pošta musí dorazit na platnou adresu, která patří k vašemu účtu v OmniFlow.
Aplikace kontroluje, zda odesílatel a předmět odpovídají ověřeným vzorům skutečných bank — snižuje to záměny, ale není to stoprocentní záruka, že každá zpráva je pravá.
Provozovatel OmniFlow může navíc odmítnout zprávy, které nevypadají jako důvěryhodná pošta od banky (např. chybí jim obvyklé elektronické „pečetění“, které banky používají). Takové zprávy se do aplikace vůbec nedostanou.

Praktické pravidlo

Soukromá adresa + u návrhů vždy zkontrolovat doklad + obezřetnost u neznámých částek = rozumná ochrana. Při pochybnostech použijte ruční párování nebo ho vyřaďte z párování.

Stav dokladu říká, v jaké fázi se doklad nachází (např. koncept, vystaveno, uhrazeno). Podle něj se nabídnou správná tlačítka a povolí se jen úpravy, které dávají v dané fázi smysl.

Obecné principy:

Každý typ dokladu (faktura, nabídka, záloha, dobropis, přijatá faktura…) má vlastní sadu stavů.
Přechod mezi stavy je možný jen po splnění podmínek (vyplněná pole, evidence platby, absence konfliktního dokladu).
Role uživatele může některý krok úplně zakázat (např. jen vlastník smí zrušit citlivou operaci).
některé změny stavu proběhnou nepřímo – např. uhrazením částky, převodem nabídky na fakturu, vypršením platnosti nabídky, vystavením DDPP.

Co se při změně stavu typicky stane najednou:

u dokladu se uloží nový stav a čas poslední změny,
přibyde záznam do Historie akcí,
u skladových položek se vytvoří nebo zruší skladový pohyb,
uzamknou se úpravy hlavičky nebo položek,
přepočítají se přehledy (Přehled, sumáře závazků/pohledávek).

Jak číst „proč nejde“:

otevřete detail dokladu a podívejte se na aktuální štítek stavu,
zkontrolujte, zda neexistuje návazný doklad (dobropis, DDPP, finální faktura ke záloze),
ověřte roli v sekci Uživatelé a přístupy.

Zrušeno, nebo Stornováno? U skladových dokladů (příjemka, výdejka, převodka, dodací list, inventurní list) jde o dvě různé věci. Zrušeno je koncept, který nikdy nebyl potvrzený, takže se zásobou nic neudělal. Stornováno je potvrzený doklad, jehož pohyby vrátilo storno protipohyby; oba pohyby zůstávají v historii. Stornovaný doklad nese označení i na PDF. Protipohyby storna mají datum dne, kdy jste storno provedli, ne datum původního dokladu. Storno se proto v přehledu pohybů objeví k dnešku a dřívější období, třeba to s potvrzenou inventurou, se nezmění.

Proč si OmniFlow přidat na plochu? Jedním klepnutím máte přehled faktur, závazků a skladu jako z „pravé“ aplikace — v celoobrazovkovém okně prohlížeče, bez rušivých lišt a záložek, ale bez stahování z obchodu s aplikacemi. Vždy běžíte na aktuální verzi stejně jako na počítači; nic nemusíte ručně aktualizovat.

Jak to funguje: OmniFlow je moderní webová aplikace — data jsou bezpečně v online úložišti, na všech zařízeních vidíte stejný stav po přihlášení. Zástupce na ploše jen rychle otevře stejnou aplikaci v pohodlném režimu okna.

Potřebujete internet i po přidání na plochu. Bez připojení neuvidíte doklady — offline režim s plnými daty u této aplikace není.

Android (Chrome)

Otevřete OmniFlow v Chrome na zabezpečeném připojení (adresa začíná https).
V menu prohlížeče zvolte např. Instalovat aplikaci / Přidat na plochu (záleží na verzi).
Ikona spustí OmniFlow v okně podobném samostatné aplikaci.

iPhone / iPad (Safari)

Přidat na plochu najdete přes tlačítko Sdílet (čtvereček se šipkou nahoru) → Přidat na plochu. Název ikony můžete před uložením upravit.
Důležité od Apple: žádný odkaz z webu nemůže sám otevřít dialog „Přidat na plochu“ — vždy ho zvolíte vy v Safari (je to záměr kvůli bezpečnosti).
Aby šlo zástupce vytvořit, otevřete OmniFlow v Safari. V náhledu uvnitř e-mailu, chatu nebo sociální sítě často chybí přidání na plochu — použijte Otevřít v Safari (v menu stránky), případně odkaz zkopírujte a vložte do Safari.

Název a ikona zástupce

Prohlížeč si doplní název, barvy a ikonu — nemusíte nic nastavovat.

Úvodní obrazovka (iPhone / iPad)

Po spuštění z plochy může Safari krátce zobrazit jednoduchý úvodní obrázek podle typu zařízení. Může se měnit s verzí aplikace; na práci s doklady to nemá vliv.

Tip: zástupce si přidejte až po přihlášení, pokud chcete rovnou Přehled — jinak vás prohlížeč po otevření pošle na přihlášení.

Otevřít v prohlížeči (nejdřív Safari na iPhonu)

Než přidáte ikonu na plochu, ověřte, že OmniFlow běží v normálním prohlížeči (na iPhonu ideálně Safari). Tlačítkem níže otevřete Přehled v novém panelu — vhodné, když čtete nápovědu v jiném okně nebo v aplikaci, která používá zúžený náhled webu.

Otevřít Přehled v prohlížeči

Odkaz nepřeskočí krok Sdílet → Přidat na plochu — ten v iOS systémově nejde vyvolat z webu. Pomůže vám ale dostat se do plného Safari nebo nového panelu, kde je přidání na plochu k dispozici.

Kontrolní seznam, když „něco nejde“:

Špatná firma – v přepínači máte jinou aktivní firmu, než tu, kde dokument vytváříte.
Žádná firma – účet nemá přiřazení k firmě; řeší vlastník přes pozvánku (Uživatelé a přístupy).
Role – např. účetní operace u přijatých faktur vyžadují vlastníka nebo účetního.
Stav dokladu – akce není v aktuální fázi dostupná (viz Stavy dokladů).
Návazný doklad – existuje dobropis, vratka od zákazníka, DDPP nebo rozpracovaný převod, který blokuje další krok.
Číslo nebo datum faktury – číslo mimo řadu nebo datum, které do řady nesedí, vystavení zastaví (viz Číslo a data faktury).
Chybějící údaj – nevyplněná firma, řada, odběratel, nebo špatné DPH.
Limit předplatného – překročili jste např. počet kontaktů nebo dokladů podle vašeho plánu OmniFlow (viz Zákaznický účet).
SMTP – e-mail nepůjde odeslat bez funkčního serveru v Nastavení → E-mail.
Vypnuté odesílání – v Nastavení → E-mail je přepínač, kterým se odesílání zapíná; když je vypnutý, doklad e-mailem neodejde a aplikace to napíše.
Moc adres v jedné zprávě – „Komu“ a „Kopie“ smí mít dohromady nejvýš tři adresy; zkraťte seznam a zbytek pošlete zvlášť.
Vyčerpaný denní limit e-mailů – firma má strop odeslaných zpráv na den, zbytek vidíte v Nastavení → E-mail. Další den se počítadlo vynuluje, o navýšení si řekněte podpoře (Exporty a e-maily).
Příjmová adresa pro pohyby – nepublikujte ji; při úniku ji zrušte a vygenerujte novou (Bezpečnost a příjem pošty).

Postup řešení:

1) Ověřte aktivní firmu.
2) Přečtěte červenou/žlutou hlášku nad formulářem.
3) Otevřete Historii akcí, jestli neproběhla konkurenční změna.
4) Zkuste stránku obnovit a akci zopakovat.
5) Připravte číslo dokladu a přesný text chyby pro podporu nebo kolegu.